Málalykill

Síðast breytt: 15/06/2021

Málalykill er skjalaflokkunarkerfi sem ætlað er að tryggja rétt samhengi upplýsinga, þannig að skjöl sem varða sama mál og lýsa sama máli liggi saman og finnist á sama stað. Málalykill gildir fyrir skjöl í málasafni en nær ekki til annarra skjalaflokka í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Reglur nr. 572/2015 um málalykla afhendingarskyldra aðila kveða á um að afhendingarskyldir aðilar noti stigveldisskipaðan málalykil sem byggist upp á efnissviðum (fyrsta stigið), aðalflokkum (annað stigið) og undirflokkum (þriðja stigið og þau sem á eftir koma). Reglur um málalykla gilda hvort sem hinn afhendingarskyldi aðili styðst við rafræna skjalavörslu eða pappírsskjalavörslu.

Eldra heiti yfir málalykil, sem notað hefur verið í leiðbeiningarritum Þjóðskjalasafns fram að þessu, er bréfalykill. Hugtakið málalykill er hér notað með vísan í skyldu stjórnvalda til að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg, sbr. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Önnur heiti yfir málalykil sem sést hafa eru skjalalykill og skjalaflokkunarkerfi (á ensku classification system). Þau hugtök eru hins vegar notuð sem yfirheiti fyrir öll flokkunarkerfi í skjalasafni afhendingarskylds aðila, og verða því ekki notuð í því þrönga samhengi sem hér er um að ræða. T.d. er bókhaldslykill skjalaflokkunarkerfi fyrir bókhald, málalykill skjalaflokkunarkerfi fyrir málasafn o.s.frv.

Var efnið gagnlegt?
Nei | 0 0 af 0 fannst skýringin gagnleg.
Skoðað: 25