Afhendingarskylda

Síðast uppfært: 2021.04.13.

Um afhendingarskylda aðila
Í 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn eru afhendingarskyldir aðilar skilgreindir:

„Afhendingarskylda samkvæmt lögum þessum gildir um:

  1. embætti forseta Íslands,
  2. Hæstarétt, Landsrétt, héraðsdómstóla og aðra lögmæta dómstóla,
  3. Stjórnarráð Íslands, svo og allar stjórnsýslunefndir og stofnanir sem heyra stjórnarfarslega undir það, sem og þjóðkirkjuna,
  4. sveitarfélög, svo og allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum sem fara með stjórnsýslu; hið sama gildir um byggðasamlög og aðra þá aðila sem sjá um framkvæmd einstakra stjórnsýsluverkefna vegna samvinnu sveitarfélaga,
  5. sjálfseignarstofnanir og sjóði sem stofnuð hafa verið með lögum eða á grundvelli heimildar í lögum í þeim tilgangi að sinna einkum opinberum verkefnum,
  6. stjórnsýsluaðila einkaréttareðlis hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna mála er tengjast slíkum ákvörðunum,
  7. einkaréttarlega lögaðila sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni með samningi skv. 30. gr. laga um fjárreiður ríkisins, eða skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga, að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna rækslu slíkra verkefna.

Afhendingarskylda gildir enn fremur um lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera. Afhendingarskyldan á við gagnvart héraðsskjalasafni þegar viðkomandi aðilar eru í eigu sveitarfélaga sem reka eða eiga aðild að héraðsskjalasafni. Komi upp ágreiningur um afhendingarskyldu lögaðila tekur Þjóðskjalasafn Íslands ákvörðun um afhendingarskylduna.“

Afhendingarskyldir aðilar eru því allar opinberar stofnanir og embætti ríkis og sveitarfélaga og jafnframt fyrirtæki í meirihlutaeigu hins opinbera óháð rekstrarformi, hvort sem það er hlutfélag (hf), einkahlutafélag (ehf) eða opinbert hlutafélag (ohf). Þá eru sjóðir og sjálfseignarstofnanir, sem stofnuð hafa verið með lögum til að sinna einkum opinberum verkefnum, afhendingarskyldir aðilar ásamt stjórnsýsluaðilum einkaréttareðlis hafi þeim verið fengið vald til að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélaga. Einnig eru einkaréttarlegir lögaðilar, sem hafa tekið að sér rekstrarverkefni með samningi á grundvelli laga, afhendingarskyldir aðilar.

Skyldur afhendingarskyldra aðila

Afhendingarskyldir aðilar skulu afhenda skjalasöfn sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands, eða viðkomandi héraðsskjalasafns eftir því sem við á, að jafnaði ekki síðar en þegar pappírsskjöl hafa náð 30 ára aldri og þegar rafræn skjöl hafa náð fimm ára aldri, sbr. 1. mgr. 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Afhendingarskyldum aðilum er jafnframt skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu sinni í samræmi við reglur sem Þjóðskjalasafn Íslands setur. Allir afhendingarskyldir aðilar skulu kynna sér þessar reglur og fara að fyrirmælum safnsins um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila, sbr. 22. gr. laga um opinber skjalasöfn.

Forstöðumaður ber ábyrgð á skjalavörslu og skjalastjórn

Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ávallt ábyrgð á skjalavörslu og skjalastjórn viðkomandi aðila, sbr. 22. gr. laga nr. 77/2014. Hið sama gildir um formann stjórnsýslunefndar og framkvæmdastjóra sveitarfélags, svo og forstöðumenn sjálfseignarstofnana, sjóða og annarra aðila sem lög þessi gilda um, skv. 14. gr. laganna. Ábyrgðarmaður á skjalavörslu og skjalastjórn getur ekki framselt þá ábyrgð til þriðja aðila.

Hins vegar getur ábyrgðarmaður útdeilt verkefnum er varða skjalavörslu og skjalastjórn á einstaka starfsmenn. Ábyrgðin á að skjalavarsla og skjalastjórn afhendingarskylds aðila sé í samræmi við gildandi lög og reglur liggur þó alltaf hjá ábyrgðarmanni samkvæmt lögum.