Síðast uppfært: 15.06.2022.
Afhendingarskyldum aðilum ber skylda til að tilkynna öll rafræn gagnasöfn sem þeir nota til opinbers skjalasafns, sbr. reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila nr. 877/2020.
Ákvæði um tilkynningu rafrænna gagnasafna er sett til þess að Þjóðskjalasafn Íslands geti metið og í framhaldinu úrskurðað hvort og hvaða upplýsingar, sem eru geymdar í rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila, skuli afhenda til langtímavarðveislu. Ef Þjóðskjalasafn metur upplýsingar í rafrænu gagnasafni vera varðveisluverðar til lengri tíma skulu þær afhentar samkvæmt reglum um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.
Tilkynna skal rafræn gagnasöfn að minnsta kosti þremur mánuðum áður en þau eru tekin í notkun. Ef rafrænt gagnasafn hefur þegar verið tekið í notkun skal tilkynna það eins fljótt og auðið er.
Afhendingarskyldir aðilar eiga að tilkynna öll rafræn gagnasöfn til Þjóðskjalasafns. Við tilkynningu á rafrænu gagnasafni skulu afhendingarskyldir aðilar afhenda eftirfarandi skjöl:
- Tæknileg gögn, þ.e. lýsingu á töflum og dálkum, einindavenslarit ásamt skjölum sem sýna að unnt sé að mynda vörsluútgáfu á venslaformi.
- Notendahandbók fyrir hið rafræna gagnasafn ef um gagnasafn með skjölum er að ræða.
Fylgigögn tilkynningar skulu berast innan eins mánaðar eftir að tilkynningu er skilað. Sé fylgigögnum skilað eftir þann tíma þarf að tilkynna gagnasafnið á nýjan leik.
Ef gagnasafnið verður ekki notað sem venslagagnagrunnur skal með tilkynningunni einnig fylgja greinargerð um hvernig hægt er að útbúa vörsluútgáfu sem venslagagnagrunn skv. gildandi reglum Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu vörsluútgáfu gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.
Eyðublað fyrir tilkynningu rafrænna gagnasafna
Tilkynna skal rafræn gagnasöfn í gegnum vefinn Ísland.is. Til þess að afhendingarskyldur aðili geti tilkynnt rafrænt gagnasafn þarf hann að hafa Íslykil. Þá þarf afhendingarskyldur aðili að veita þeim starfsmanni sem tilkynnir rafræna gagnasafnið umboð í gegnum vef Ísland.is. Sjá nánari leiðbeiningar um það. Starfsmaður afhendingarskylds aðila skráir sig svo inn á sínum rafrænu skilríkjum og tilkynnir rafrænt gagnasafn í umboði viðkomandi afhendingarskylds aðila.
Tilkynning á rafrænu gagnasafni.
Reglur
Reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila (nr. 877/2020).
Leiðbeiningar
Leiðbeiningar um rafræn skjalavörslukerfi afhendingarskyldra aðila (2010).
Rafrænar skrár og gagnagrunnar. Leiðbeiningar um rafrænar skrár og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila (2010).
Notendahandbók fyrir rafrænt skjalavörslukerfi sem er notað í Þjóðskjalasafni (2022).
Hér er birt notendahandbók fyrir rafrænt skjalavörslukerfi sem Þjóðskjalasafn notar í sinni starfsemi til viðmiðunar fyrir afhendingarskylda aðila, þar sem slíkt rit þarf að fylgja með tilkynningum fyrir rafræn mála- og skjalavörslukerfi. Rétt er að taka fram að verklag við skjalastjórn er ekki hægt að yfirfæra af einum aðila yfir á annan; hver afhendingarskyldur aðili þarf að móta sitt eigið verklag. Notendahandbók Þjóðskjalasafns er því einungis hægt að hafa til hliðsjónar í þeirri vinnu.
Gátlisti vegna tilkynningar á rafrænu gagnasafni.
Fræðslumyndbönd
Pappírslaus skjalavarsla. Tilkynning og samþykkt rafrænna gagnakerfa (2017).