Ýttu á Ctrl/Cmd + P til að prenta
eða vista sem PDF skjal

Málalykill

Málalykill er skjalaflokkunarkerfi sem ætlað er að tryggja rétt samhengi upplýsinga, þannig að skjöl sem varða sama mál og lýsa sama máli liggi saman og finnist á sama stað. Málalykill gildir fyrir skjöl í málasafni en nær ekki til annarra skjalaflokka í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Reglur nr. 572/2015 um málalykla afhendingarskyldra aðila kveða á um að afhendingarskyldir aðilar noti stigveldisskipaðan málalykil sem byggist upp á efnissviðum (fyrsta stigið), aðalflokkum (annað stigið) og undirflokkum (þriðja stigið og þau sem á eftir koma). Reglur um málalykla gilda hvort sem hinn afhendingarskyldi aðili styðst við rafræna skjalavörslu eða pappírsskjalavörslu.

Eldra heiti yfir málalykil, sem notað hefur verið í leiðbeiningarritum Þjóðskjalasafns fram að þessu, er bréfalykill. Hugtakið málalykill er hér notað með vísan í skyldu stjórnvalda til að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg, sbr. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Önnur heiti yfir málalykil sem sést hafa eru skjalalykill og skjalaflokkunarkerfi (á ensku classification system). Þau hugtök eru hins vegar notuð sem yfirheiti fyrir öll flokkunarkerfi í skjalasafni afhendingarskylds aðila, og verða því ekki notuð í því þrönga samhengi sem hér er um að ræða. T.d. er bókhaldslykill skjalaflokkunarkerfi fyrir bókhald, málalykill skjalaflokkunarkerfi fyrir málasafn o.s.frv.