Námskeið

Síðast uppfært: 09.09.2022.

Þjóðskjalasafn Íslands stendur fyrir námskeiðum um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila. Upplýsingar um námskeið og skráningu á þau má finna hér að neðan.

Öll námskeið verða kennd í gegnum fjarfundarbúnaðinn Teams. Tengill á námskeiðið verður sendur út á skráða þátttakendur í aðdraganda námskeiðisins.

Öll námskeið verða kennd á milli kl. 10 og 11 nema annað sé auglýst og eru endurgjaldslaus fyrir þátttakendur. Ekki verður hægt að skrá sig á námskeið eftir kl. 16 daginn fyrir námskeiðið.

Smellið hér til að skrá ykkur á námskeið Þjóðskjalasafns Íslands

18. október 2022 kl. 10-11. Hverju má henda? Um grisjun skjala.

Kennari: Árni Jóhannsson
Á námskeiðinu verður farið almennt yfir helstu lög og reglur sem gilda um grisjun, hverju má eyða, hverjar heimildir til grisjunar eru og hvernig sótt er um grisjunarheimildir.

1. nóvember 2022 kl. 10-11. Skráning mála og málsgagna.

Kennari: Heiðar Lind Hansson
Skráning upplýsinga um mál sem koma til meðferðar hjá stjórnvöldum og skipuleg varðveisla þeirra er forsenda þess að hægt sé að finna upplýsingar þegar á þarf að halda. Skráning upplýsinga og varðveisla er jafnframt forsenda þess að upplýsingaréttur almennings sé virkur. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Á námskeiðinu er farið yfir lagaskyldu um skráningu mála og málsgagna og reglur nr. 85/2018.

15. nóvember 2022 kl. 10-11. Er röð og regla á málasafninu? Gerð málalykla.

Kennari: Heiðar Lind Hansson
Á námskeiðinu verður farið yfir lög og reglur sem gilda um málalykla afhendingarskyldra aðila og gerð málalykla.

22. nóvember 2021 kl. 10-11. Hvað á að gera við tölvupóstinn? Um varðveislu og eyðingu á tölvupósti.

Kennari: Árni Jóhannsson
Afhendingarskyldir aðilar nota tölvupóst mikið í daglegum störfum og hefur notkun tölvupósts og afgreiðsla mála í gegnum tölvupóst aukist með aukinni notkun rafrænna samskipta. Mikilvægt er að meðferð, varðveisla og eyðing tölvupósta fari eftir ákveðnum ferlum og að tryggt sé að tölvupóstar sem varða mál sem eru til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum og varða starfsemi þeirra séu skráðir og varðveittir á skipulegan hátt. Á námskeiðinu verður farið yfir hvernig haga skuli meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum samkvæmt lögum og reglum nr. 331/2020

6. desember 2022 kl. 10-11. Tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum.

Kennarar: Heiðar Lind Hansson.
Á námskeiðinu verður fjallað um feril tilkynninga á rafrænum gagnasöfnum skv. reglum nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Fjallað verður um gerð tilkynningar, notendahandbókar og tæknilegra gagna.Þá verður farið yfir viðmið og gerð tilkynninga á eldri rafrænum gagnasöfnum.

17. janúar 2023 kl. 10-11. Þarf að bæta skjalavörslu og skjalastjórn? Átak í skjalavörslu og gerð skjalavistunaráætlunar.

Kennari: Árni Jóhannsson
Á námskeiðinu verður farið yfir það hvernig afhendingarskyldur aðili getur farið í átak í skjalavörslu sinni, tekið á fortíðarvanda sínum og komið skjalavörslunni í gott horf til framtíðar, skráð ákvarðanir varðandi skjalavörsluna í skjalavistunaráætlun og hvað þarf að hafa í huga þegar áætlað er að grisja úr skjalasafni stofnunarinnar. Horfa þarf á myndbandið um átak í skjalavörslu á Youtube rás ÞÍ áður en mætt er á námskeiðið og svo verður, í fyrirlestri, farið yfir það hvernig best er að skrá í skalavistunaráætlun.

31. janúar 2023 kl. 10-11 Sameining afhendingarskyldra aðila tilfærsla verkefna: nokkur góð ráð

Kennarar: Árni Jóhannsson og Heiðar Lind Hansson
Á námskeiðinu verður farið yfir það að hverju skuli huga að í skjalamálum afhendingarskyldra aðila þegar meiriháttar breytingar verða á starfsemi þeirra. Með því er átt við sameiningu afhendingarskyldra aðila, tilfærslu verkefna milli afhendingarskyldra aðila ásamt niðurlagningu stofnana og einkavæðingu fyrirtækja í eigu ríkisins. Mælti er með lestri leiðbeiningarritsins Sameining ríkisstofnana, færsla verkefna, niðurlagning og einkavæðing ríkisaðila. Leiðbeiningar um skjalastjórn og skjalavörslu í aðdraganda námskeiðisins.

7. febrúar 2023 kl. 10-11. Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala
Kennari: Árni Jóhannsson

Þetta námskeið verður kennt í vendikennslu. Þeir sem vilja sitja námskeiðið þurfa að horfa á myndböndin um frágang skráningar og afhendingu pappírskjalasafna og mæta síðan á námskeiðið með spurningar um vandamál sem þeir eiga við að etja í frágangi á pappírsskjölum í sínu skjalasafni.

Í myndbandinu er farið yfir reglur Þjóðskjalasafns Íslands um frágang og skráningu pappírsskjalasafna og leiðbeiningar. Leiðbeint um gerð geymsluskrár og umbúðir sem skal nota undir skjöl. Þá verður einnig fjallað um skjalageymslur og hvað hafa ber í huga við langtímavarðveislu skjala.

21. febrúar 2023 kl. 10-11. Afhendingar úr rafrænum gagnasöfnum.

Kennarar: Heiðar Lind Hansson
Á námskeiðinu verður fjallað um feril afhendinga vörsluútgáfa úr rafrænum gagnasöfnum skv. reglum nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Fjallað verður um að hverju þarf að huga að þegar kemur að afhendingum og hvernig ferillinn fer fram.

7. mars 2022 kl. 10-11. Spurt og svarað um rafræn gagnasöfn

Kennarar: Heiðar Lind Hansson
Sérfræðingar Þjóðskjalasafns í rafrænni skjalavörslu sitja fyrir svörum um allt á milli himins og jarðar sem varðar myndun, varðveislu og afhendingu úr rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila.