Grisjun

Síðast uppfært: 10.06.2022.

Afhendingarskyldum aðilum er samkvæmt 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum sínum nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, reglna sem settar eru á grundvelli laga um opinber skjalasöfn eða á grundvelli sérstaks lagaákvæðis.

Reglur um grisjun

Reglur um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila (nr. 331/2020).

Reglur um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra (nr. 627/2010).

Grisjunarbeiðnir

Ef ekki liggja fyrir reglur um eyðingu tiltekinna skjala eða skjalaflokka, og ekki eru til staðar sérstakt lagaákvæði um eyðingu, þarf afhendingarskyldur aðili að fá samþykkt þjóðskjalavarðar fyrir skjölum sem hann vill eyða. Til þess að sækja um eyðingu skjala þarf að fylla út sérstakt eyðublað, grisjunarbeiðni, og senda til Þjóðskjalasafns.

Eyðublöðin fyrir grisjunarbeiðni eru tvö talsins annarsvegar fyrir beiðni um grisjun á pappírsskjölum og hinsvegar þegar hugur er á að grisja rafræn gögn. Þegar grisjunarbeiðni hefur borist Þjóðskjalasafni fara skjalaverðir safnsins yfir beiðnina, meta upplýsingarnar sem koma fram í henni og kalla eftir nánari upplýsingum eftir atvikum. Þegar allar upplýsingar liggja fyrir er beiðnin lögð fyrir þjóðskjalavörð til meðferðar og samþykkir þjóðskjalavörður eða hafnar beiðninni eftir atvikum. Þjóðskjalaverði til ráðgjafar við ákvörðun um grisjunarbeiðnir eru sviðsstjóri skjala- og upplýsingasviðs og fagstjóri eftirlits og ráðgjafar.

Til þess að afhendingarskyldur aðili geti sent inn beiðni um grisjun þarf hann að hafa Íslykil. Þá þarf afhendingarskyldur aðili að veita starfsmanni sem sendir inn beiðnina umboð í gegnum vef Ísland.is. Sjá nánari leiðbeiningar um það. Starfsmaður afhendingarskylds aðila skráir sig svo inn á sínum rafrænu skilríkjum og sendir beiðni um grisjun í umboði viðkomandi afhendingarskylds aðila.

Eyðublöð fyrir grisjunarbeiðni á Ísland.is.

Þjóðskjalasafn birtir upplýsingar um afgreiddar grisjunarbeiðnir.

Árin 2014-2019 tók grisjunarráð ákvarðanir um grisjunarbeiðnir sem bárust en í því sátu ásamt þjóðskjalaverði, sviðsstjóri skjala- og upplýsingasviðs og borgarskjalavörður. Afgreiddar grisjunarbeiðnir á því tímabili má finna í fundargerðum grisjunarráðs.

Leiðbeiningar

Grisjun. Leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir um grisjun skjala (2010).

Varðveisla og eyðing skjala sveitarfélaga. 13. kafli í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga (2010).

Fræðslumyndbönd

Hverju má henda? Um grisjun skjala (2020).