Afhending rafrænna gagna

Síðast uppfært: 30.08.2021.

Afhendingarferill

Afhending rafrænna skjalasafna

Þjóðskjalasafn Íslands tekur á móti afhendingum rafrænna gagnasafna frá afhendingarskyldum aðilum til varðveislu skv. lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Með rafrænu gagnasafni er átt við hvers konar rafrænt kerfi fyrir skipulega myndun og varðveislu gagna, þ.m.t. rafrænna skjala, hjá afhendingarskyldum aðilum. Samkvæmt lögunum fer afhending rafrænna gagnasafna fram að jafnaði ekki síðar en þegar gögnin hafa náð fimm ára aldri.

Rafræn gagnasöfn eru einungis afhent í vörsluútgáfum

Rafræn gagnasöfn eru afhent opinberu skjalasafni í svokölluðum vörsluútgáfum. Einungis eru varðveitt gögn úr rafrænum gagnasöfnum en ekki hugbúnaðurinn sjálfur. Því þarf að færa gögn úr rafrænum gagnasöfnum yfir á tiltekið form, sbr. reglur nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum. Við það verður til vörsluútgáfa gagna.

Til að hægt sé að afhenda vörsluútgáfu þarf afhendingarskyldur aðila að fylla út afhendingarskilmála vegna afhendingarinnar í samráði við Þjóðskjalasafn. Sjá dæmi um afhendingarskilmála.

Tilkynning er grundvöllur afhendingar rafrænna gagnasafna

Samkvæmt reglum um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila nr. 877/2020 skulu afhendingarskyldir aðilar tilkynna rafrænt gagnasafn til viðkomandi opinbers skjalasafns. Skal það gert eigi síðar en þremur mánuðum áður en rafrænt gagnasafn er tekið í notkun. Tilkynningin er grundvöllur þess að hægt sé að taka við afhendingu á rafrænu gagnasafni til varðveislu. Sjá nánar um feril tilkynninga á rafrænum gagnasöfnum.

Hvernig eru vörsluútgáfur gerðar?

Reglur um afhendingu á vörsluútgáfum nr. 100/2014 kveða á um gerð vörsluútgáfna. Leiðbeiningar og fyrirmæli um slíkt er að finna í viðaukum 2-8 við reglurnar.

Afhendingarskyldur aðili ber ábyrgð á gerð vörsluútgáfu á skilgreindu formi. Í flestum tilvikum felur hann tæknilegum aðila, rekstraraðila viðkomandi kerfis eða því hugbúnaðarhúsi sem framleiðir hugbúnaðinn gerð vörsluútgáfu.

Hjálpargögn við gerð vörsluútgáfu

Danska ríkisskjalasafnið (Rigsarkivet) hefur þróað sérstakt tól, ADA, til að prófa vörsluútgáfu og staðfesta að hún standist þær kröfur sem gerðar er samkvæmt reglum um afhendingu gagna úr rafrænum gagnasöfnum. Þjóðskjalasafn notar þetta tól til að prófa afhentar vörsluútgáfur. Sækja tólið (ADA 4.0.0).

Tólið er til notkunar fyrir alla sem vinna með vörsluútgáfur. Þeir sem hafist hafa handa við að búa til vörsluútgáfu er leyfilegt að nota þá útgáfu af ADA sem þeir eru byrjaðir að nota, en eindregið er annars mælst er til þess að notuð verði nýjasta útgáfan af ADA.

Að auki hefur danska ríkisskjalasafnið þróað nokkur hjálpartól sem hafa sértæka virkni, til dæmis þá að skipta út táknum í skrám, og eru þau tól einnig aðgengileg til niðurhals hér að neðan.

Hjálpargögn með reglum nr. 100/2014

Dæmi um vörsluútgáfur

  1. Vörsluútgáfa með skjölum (t.d. mála- og skjalavörslukerfi).
  2. Vörsluútgáfa án skjala (t.d. gagnagrunnar, rafræn dagbókarkerfi).
  3. Vörsluútgáfa með skjölum og GML.
  4. Vörsluútgáfa með skjölum.

Rafrænt gagnasafn skal afmarkað þegar vörsluútgáfa er afhent

Samkvæmt reglum um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum nr. 877/2020 þarf afhendingarskyldur aðili að afmarka safnið við afhendingu á vörsluútgáfu. Það er gert með einni af eftirfarandi leiðum sem tilgreindar eru í 11. gr. reglnanna:

  1. Afhending mála og skjala frá loknu skjalavörslutímabili.
  2. Stöðuafrit af málum og skjölum, sem ekki hafa áður verið afhent, ásamt lýsigögnum frá starfrækslutíma gagnasafnsins.
  3. Afhending mála sem er lokið og tengdum skjölum ásamt lýsigögnum frá starfrækslutíma gagnasafnsins.

Við skipti á milli skjalavörslutímabila skal tryggja að skráningarhluta rafræns gagnasafns frá loknu skjalavörslutímabili sé lokað. Mál, sem ekki er lokið, eru stofnuð á nýju skjalavörslutímabili.

Hvenær er vörsluútgáfa afhent?

Þegar afhendingarskyldur aðili tilkynnir rafrænt gagnasafn afgreiðir Þjóðskjalasafn tilkynninguna með því að úrskurða hvenær vörsluútgáfa skuli afhent til safnsins. Afhendingarskyldur aðili ber ábyrgð á því að afhenda vörsluútgáfu á réttum tíma samkvæmt afgreiðslu Þjóðskjalsafns. Listi yfir þá aðila sem eiga að afhenda gögn úr rafrænum gagnasöfnum í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns Íslands (1. janúar 2021).

Ferill afhendingar á vörsluútgáfu

Til að hefja afhendingu er erindi þess efnis sent til Þjóðskjalsafnsins með því að senda tölvupóst á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.

Þegar vörsluútgáfa hefur borist framkvæmir Þjóðskjalasafn prófanir á henni til að kanna hvort að hún uppfylli kröfur. Séu annmarkar á vörsluútgáfunni óskar Þjóðskjalasafn eftir að afhendingarskyldur aðili geri lagfæringar eins og við á. Þegar vörsluútgáfa er orðin fullnægjandi tekur Þjóðskjalasafn formlega við henni til varðveislu og lýkur þar með afhendingunni.

Ráðgjöf um afhendingar á vörsluútgáfum

Ávallt er hægt að leita til sérfræðinga Þjóðskjalasafns varðandi ráðgjöf og leiðbeiningar þegar unnið er að afhendingu á rafrænum gagnasöfnum til safnsins. Fyrirspurnir ber að senda á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.