Afhending pappírsskjalasafna

Síðast uppfært: 17.09.2021.

Eitt af meginverkefnum Þjóðskjalasafns Íslands er að taka á móti skjölum afhendingarskyldra aðila til varðveislu. Samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn skal afhenda afhendingarskyld skjöl á pappír til opinbers skjalasafns þegar þau hafa náð 30 ára aldri.

Frágangur skjalasafna og undirbúningur afhendingar

Skráning og frágangur pappírsskjalasafna er afar mikilvægur þáttur og afgerandi fyrir aðgengi að skjölunum þegar þau eru komin á Þjóðskjalasafn. Ljóst þarf að vera í hvaða skjalaflokka safnið skiptist til að hægt sé að hefja skráningu og frágang til geymslu. Frágangur felst einkum í röðun og frágangi í arkir og öskjur ásamt skráningu geymsluskrár.

Frágangur pappírsskjalasafns þarf að vera samkvæmt reglum nr. 573/2015 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila og leiðbeiningum Þjóðskjalasafns og að fullu lokið þegar skjöl eru afhent nema um annað sé samið sérstaklega.

Þjóðskjalasafn hefur gefið út tvö leiðbeiningarit til afhendingarskyldra aðila þar sem fjallað eru um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala. Ritin eru mikilvæg stoðrit þegar kemur að því að framkvæma afhendingu pappírsskjalasafna til Þjóðskjalasafns.

Að auki hefur Þjóðskjalasafn gefið út myndbönd um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala.

Ferill afhendingar og álíming á umbúðir

Afhendingarskyldir aðilar til Þjóðskjalasafns Íslands þurfa að senda beiðni um afhendingu pappírsskjalasafns óski þeir eftir að afhenda pappírsskjöl til safnsins til varanlegrar varðveislu og skal það gert í gegnum vef Ísland.is. Til þess að afhendingarskyldur aðili geti sent inn beiðni um afhendingu pappírsskjalasafns þarf hann að hafa Íslykil. Þá þarf afhendingarskyldur aðili að veita starfsmanni sem sendir inn beiðnina umboð í gegnum vef Ísland.is. Sjá nánari leiðbeiningar um það. Starfsmaður afhendingarskylds aðila skráir sig svo inn á sínum rafrænu skilríkjum og sendir beiðni um afhendingu pappírsskjalasafns í umboði viðkomandi afhendingarskylds aðila.

Afhendingarbeiðnir eru teknar fyrir með reglulegum hætti í starfsemi Þjóðskjalasafns. Þar er einkum horft til þess hvort að skjölin í afhendingarbeiðninni séu orðin afhendingarskyld (orðin 30 ára gömul) og hvort nægt geymslusrými sé fyrir hendi til að taka á móti þeim til varðveislu. Sé afhendingarbeiðni samþykkt er kallað eftir rafrænni geymsluskrá til yfirferðar. Rafræna geymsluskrá skal gera eftir reglum Þjóðskjalasafns Íslands og færa í dálkaskipta skrá, t.d. Excel.

Hér má hlaða niður geymsluskrá í Excel þar sem allir dálkar hafa verið skilgreindir samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns.

Með afhendingu pappírsskjalasafns skulu fylgja nauðsynleg fylgiskjöl:

Þegar skráning geymsluskrár og fylgiskjala eru orðin fullnægjandi gefur Þjóðskjalasafn út merkimiða og sendir til afhendingarskylds aðila til álímingar á umbúðir. Álíming er framkvæmd af afhendingarskyldum aðila.

Áður en afhending fer fram er nauðsynlegt að starfsmaður Þjóðskjalasafns athugi frágang skjalasafnsins, einkum ef um fyrstu afhendingu er að ræða hjá afhendingarskyldum aðila. Meðal þess sem farið er yfir og athugað er hvort umbúðir og auðkenni pappírsskjala sé viðeigandi, álíming sé rétt og hvort geymsluskrá sé í lagi. Í kjölfarið er samið um afhendingartíma.

Umbúðir

Afar mikilvægt er að ganga frá og pakka pappírsskjölum í viðurkenndar umbúðir sem tryggja vörslu þeirra til framtíðar.

Sérstakar öskjur eru notaðar við vörslu skjala sem geyma á til frambúðar. Askjan er hönnuð til hlífðar, auk þess að vera úr efni sem eyðileggur ekki skjölin. Efni sem notuð eru við framleiðslu á skjalaöskjum eiga að uppfylla alþjóðlegan staðal, ÍST EN ISO 9706, auk þess að uppfylla önnur skilyrði staðals SS 62 81 07, sem á við um skjalaöskjur í stærðunum A4, folio og A3.

Það er nauðsynlegt að skilja skjölin í öskjunni vel að. Til þessa eru notaðar málsmöppur eða arkir úr pappír sem uppfyllir kröfur ÍST EN ISO-9706. Nota má 120 gr./m2 arkir af stærðinni 460 x 300 mm, sem henta fyrir skjöl í A4 stærð, eða arkir af stærðinni 460 x 360 mm, sem henta fyrir skjöl í folio stærð. Arkirnar eru brotnar saman og notaðar sem málsmöppur.

Viðurkenndar umbúðir er hægt að kaupa hjá ýmsum aðilum á borð við fyrirtækið Hvítlist hf. og Klug-Conservation. Sjá einnig nánari upplýsingar um umbúðir og forvörslu pappírsskjala.

Almennar fyrirspurnir vegna afhendingar pappírsskjalasafna

Samráð við Þjóðskjalasafn varðandi leiðbeiningar við frágang pappírsskjala er mikilvægt á öllum stigum. Fyrirspurnir er ávallt hægt að senda á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.