Með rafrænu gagnasafni er átt við hvers konar rafræn kerfi fyrir skipulega myndun og varðveislu gagna, þ.m.t. rafrænna skjala, hjá afhendingarskyldum aðilum, sbr. 3. mgr. 1. gr. reglna nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Rafræn gagnasöfn geta verið með eða án skjala.
Hugtakið rafrænt gagnasafn leysti af hólmi hugtakið rafrænt gagnakerfi sem notað hefur verið í reglum og leiðbeiningaritum Þjóðskjalasafns sem samheiti yfir rafrænar skrár, rafræna gagnagrunna, rafræn dagbókarkerfi og rafræn skjalavörslukerfi. Hugtakið rafrænt gagnasafn er sótt í 2. tölul. 8. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn þar sem kveðið er á um að hlutverk Þjóðskjalasafns sé að „setja reglur um frágang og afhendingu skjala- og gagnasafna afhendingarskyldra aðila til opinberra skjalasafna“.
Hugtakið rafrænt gagnasafn þykir ná betur yfir rafræn gögn sem vistuð eru í fjölbreyttum rafrænum kerfum afhendingarskyldra aðila auk þess sem hugtakið leggur áherslu á gögnin sjálf sem tekin eru til varðveislu en ekki kerfin sem halda utan um gögnin.