Á fundi borgarstjórnar Reykjavíkur þann 7. mars 2023 var ákveðið að verkefni Borgarskjalasafns Reykjavíkur og safnkostur yrði færður til Þjóðskjalasafns Íslands og í kjölfarið Borgarskjalasafn lagt niður í núverandi mynd. Borgarskjalasafn og Þjóðskjalasafn hafa unnið aðgerðaráætlun um tilfærslu á verkefnum og safnkosti Borgarskjalasafns til Þjóðskjalasafns. Á þessari vefsíðu er að finna upplýsingar og tímasetningar um verkefnið.
- Tímasetningar tilfærslu verkefna og safnkosts
- Afhending pappírsskjala frá stofnunum og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar
- Afhending rafrænna gagna frá stofnunum og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar
- Ráðgjöf um skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar
- Eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar
- Viðtaka einkaskjalasafna frá einstaklingum, félagasamtökum og fyrirtækjum í Reykjavík
- Afgreiðsla úr safnkosti Borgarskjalasafns
- Vefur og stafræn endurgerð Borgarskjalasafns
Tímasetningar tilfærslu verkefna og safnkosts
1. janúar 2024 færast eftirfarandi verkefni og safnkostur yfir til og á ábyrgð Þjóðskjalasafns Íslands:
- Afhending rafrænna gagna.
- Rafrænn safnkostur.
- Afhending pappírsskjalasafna.
- Eftirlit og ráðgjöf.
1. nóvember 2025 færast eftirfarandi verkefni og safnkostur yfir til og á ábyrgð Þjóðskjalasafns Íslands:
- Pappírssafnkostur.
- Fyrirspurnir og afgreiðsla úr safnkosti.
- Vefsíða.
- Stafræn endurgerð / afrit.
- Skjalasafn Borgarskjalasafns.
Afhending pappírsskjala frá stofnunum og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar
Frá og með 1. janúar 2024 afhenda stofnanir og stjórnsýsla Reykjavíkurborgar pappírsskjöl sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands. Reglur og leiðbeiningar um afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns má finna hér.
Afhending rafrænna gagna frá stofnunum og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar
Frá og með 1. janúar 2024 afhenda stofnanir og stjórnsýsla Reykjavíkurborgar rafræn gögn sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands. Reglur og leiðbeiningar um rafræn skil afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns má finna hér.
Ráðgjöf um skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar
Frá og með 1. janúar 2024 mun Þjóðskjalasafn Íslands taka við hlutverki Borgarskjalasafns varðandi ráðgjöf um skjalavörslu og skjalastjórn til stofnana og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar. Í því felst m.a. að samþykkja málalykla, skjalavistunaráætlanir og skjalageymslur, afgreiða tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum, samþykkja afhendingarbeiðnir á viðtöku pappírsskjala og ákveða með grisjun skjala.
Skjalaverðir Þjóðskjalasafns Íslands veita ráðgjöf og leiðbeiningar um skjalahald afhendingarskyldra aðila. Ná má sambandi við skjalaverði safnsins með því að senda tölvupóst á skjalavarsla@skjalasafn.is eða hringja í síma 590 3300 á þessum símatímum:
| Mánudagar: | Kl. 10-12 |
| Miðvikudagur: | Kl. 10-12 |
| Fimmtudagur: | Kl. 10-12 |
Á vefsíðu fyrir ráðgjöf og eftirlit er að finna leiðbeiningar og eyðublöð um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila.
Með tilfærslu verkefna frá Borgarskjalasafni til Þjóðskjalasafns verður það hlutverk Skrifstofu upplýsinga- og skjalastýringar hjá Reykjavíkurborg að hafa umsjón með skjalastjórn Reykjavíkurborgar, sinna innri ráðgjöf, þ.e. gefa út leiðbeiningar til starfsmanna, sjá um fræðslu til að tryggja góða stjórnsýslu sem og að hafa innra eftirlit með framkvæmd samkvæmt reglum um skjalastjórnun. Skrifstofan verður einnig tengiliður Reykjavíkurborgar við Þjóðskjalasafn Íslands. Í því felst aðstoð og ráðgjöf til stofnana og sviða borgarinnar við gerð málalykla, skjalavistunaráætlana, meðferð skjala og upplýsinga og almenn ráðgjöf um upplýsinga- og skjalahald og fleira. Skrifstofa upplýsinga og skjalastýringar er með netfangið skjalastyring@reykjavik.is.
Eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar
Frá og með 1. janúar 2024 mun Þjóðskjalasafn Íslands verða eftirlitsaðili með skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar sbr. 4. tölul. 13. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Þjóðskjalasafn framkvæmir eftirlit m.a. með rafrænum eftirlitskönnunum, eftirlitsheimsóknum og frumkvæðisathugunum. Upplýsingar um eftirlit Þjóðskjalasafns má finna hér.
Viðtaka einkaskjalasafna frá einstaklingum, félagasamtökum og fyrirtækjum í Reykjavík
Þjóðskjalasafn Íslands mun frá og með 1. janúar 2024 taka við einkaskjalasöfnum frá einstaklingum, félagasamtökum og fyrirtækjum í Reykjavík sem áhugi er að afhenda safninu til varðveislu. Aðilar sem áhuga hafa á að afhenda einkaskjöl sín til varðveislu geta náð sambandi við skjalaverði safnsins með því að senda tölvupóst á skjalavarsla@skjalasafn.is eða hringja í síma 590 3300 á þessum símatímum:
| Mánudagar: | Kl. 10-12 |
| Miðvikudagur: | Kl. 10-12 |
| Fimmtudagur: | Kl. 10-12 |
Nánari upplýsingar um einkaskjalasöfn og viðtöku þeirra má finna hér.
Afgreiðsla úr safnkosti Borgarskjalasafns
Fram til 1. nóvember 2025 mun Borgarskjalasafn Reykjavíkur afgreiða skjöl úr pappírssafnkosti safnsins sem borist hafði safninu til og með 31. desember 2023. Frá og með 1. nóvember 2025 verður safnkostur Borgarskjalasafns færður til Þjóðskjalasafns og ábyrgð á afgreiðslu úr honum færast yfir til Þjóðskjalasafns. Aðilar sem óska eftir aðgangi að skjölum úr safnkosti Borgarskjalasafns, afriti eða hafa fyrirspurnir sem tengjast skjölum í varðveislu Borgarskjalasafns skulu því hafa samband við skjalaverði Borgarskjalasafns í síma 411 6060 eða í gegnum netfangið borgarskjalasafn@reykjavik.is.
Vefur og stafræn endurgerð Borgarskjalasafns
Vefur Borgarskjalasafns, ásamt skjalaskrám sem þar eru birtar og stafræn endurgerð á skjölum, verða aðgengileg á léninu borgarskjalasafn.is til 1. nóvember 2025 en þá verður vefurinn færður yfir til og í vörslu Þjóðskjalasafns Íslands.
Vefur Borgarskjalasafns Reykjavíkur: https://www.borgarskjalasafn.is/.