Síðast uppfært: 08.06.2021.
Skjalavistunaráætlun er grundvallarstjórntæki í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Í henni eru upplýsingar um myndun, varðveislu og aðgengi allra skjalaflokka sem verða til í starfsemi viðkomandi aðila. Skjalavistunaráætlun er áætlun sem felur í sér heildaryfirlit um hvern skjalaflokk, þau skjöl sem mynda hann og um meðferð, frágang og varðveislu skjalanna. Áætlunin á að endurspegla skjalasafn viðkomandi aðila eins og það er hverju sinni og er því endurskoðuð reglulega. Kostir þess að hafa virka og góða skjalavistunaráætlun eru m.a. eftirfarandi:
- Leiðir til þess að þau skjöl sem varðveita á séu geymd skipulega og á öruggan hátt.
- Leiðir til þess að pappírsskjöl sem eru í daglegri notkun séu til taks á skrifstofu en séu svo færð í geymslu þegar notkun þeirra minnkar.
- Leiðir til þess að þeim skjölum sem má grisja sé eytt reglulega. Það kemur í veg fyrir að afhendingarskyldir aðilar geymi gögn að óþörfu sem þjóðskjalavörður hefur veitt heimild til að grisja. Það sparar m.a. geymslupláss.
- Gott yfirlit fæst yfir aðgangsstýrð skjöl vegna persónuupplýsinga eða annars.
- Veitir yfirlit yfir rafræn gagnasöfn sem eru í notkun hjá afhendingarskyldum aðila. Það á við um öll gagnasöfn hvort sem þau innihaldi skjöl eða ekki.
- Sýnir hvenær byrjað var að skanna skjöl og þ.a.l. hvenær skjöl breytast úr því að vera á pappír yfir í að vera rafræn.
- Sýnir hvenær útbúa þarf vörsluútgáfu af rafrænum gagnasöfnum.
- Auðveldar aðgengi að rafrænum skjölum til framtíðar.
Reglur
Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila (nr. 571/2015).
Leiðbeiningar
Skjalavistunaráætlun. Leiðbeiningar fyrir afhendingarskylda aðila ríkisins (2018).
Skjalavistunaráætlun – reglur og leiðbeiningar (2010). Sjá nánari upplýsingar í 5. kafla í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga. Ath. reglur sem birtar eru í handbókinni hafa verið uppfærðar síðan handbókin var gefin út.