Síðast uppfært: 08.06.2021.
Öllum afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg, skv. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Upplýsingar um mál og málsgögn eru skráð kerfisbundið í málaskrá um leið og þau berast afhendingarskyldum aðila, þau eru send eða verða til við málsmeðferð. Málum og málsgögnum er raðað eftir málalykli og þau vistuð í málasafni. Notkun málalykla tryggir að samhengi mála sé augljóst, þ.e. að skjöl er varða sama verkefni lendi saman í flokki í málasafni. Þetta á að tryggja að hægt sé að finna öll skjöl sem staðfesta tilteknar stjórnsýslulegar ákvarðanir og atburðarás, hvort sem skjölin eru enn í varðveislu afhendingarskylds aðila eða eftir að þau hafa verið afhent til opinbers skjalasafns til langtímavarðveislu og á þetta jafnt við um skjöl á pappír og rafræn gögn.
Málasafn er einn skjalaflokkur af mörgum í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Til þess að henda reiður á málasafninu er lagaskylda að skrá upplýsingar um mál skv. reglum nr. 85/2018 um skráningu mála og málsgagna og raða málsgögnum í málasafni skv. reglum nr. 572/2015 um málalykla afhendingarskyldra aðila. Málalykill ásamt málaskrá eru verkfæri til þess að fá yfirlit yfir, vinna við og halda góðu skipulagi á málasafni afhendingarskylds aðila.
Reglur
Reglur um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila (nr. 85/2018).
Reglur um málalykla afhendingarskyldra aðila (nr. 572/2015).
Leiðbeiningar
Málasafn, málalykill og málaskrá. Leiðbeiningar fyrir afhendingarskylda aðila ríkisins (2019).
Málalykill – reglur og leiðbeiningar. 6. kafli í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga (2010).
Fræðslumyndbönd
Málalyklar afhendingarskyldra aðila (2016).