Sameining ríkisstofnana

Síðast uppfært: 16.09.2022.

Inngangur

Undanfarin misseri hafa orðið miklar breytingar á stofnanauppbyggingu ríkisins. Stofnanir hafa verið sameinaðar, verkefni flutt á milli þeirra eða yfir til sveitarstjórnarstigsins, þær lagðar niður eða fyrirtæki í eigu ríkisins verið seld svo dæmi séu tekin. Allar þessar tilfæringar hafa áhrif á skjalasöfn þessara aðila. Í breytingaferli er mikilvægt að hugað sé strax í upphafi að skjalamálunum og hvernig skuli standa að þeim þegar breytingarnar ganga í gegn. Þannig hefur sameining stofnana og tilfærsla verkefna áhrif á skjalamál allra þeirra aðila sem málið snertir, þ.e. þess aðila sem verkefni er fært til og þess aðila sem verkefni er fært frá. Þá þarf jafnframt að huga að skjalamálum við niðurlagningu stofnana og einkavæðingu ríkisaðila.

Í þessu riti eru leiðbeiningar um hverju skuli huga að í skjalamálum þegar slíkar breytingar verða hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins.

Leiðbeiningarritið samdi Njörður Sigurðsson, sviðsstjóri skjala- og upplýsingasviðs Þjóðskjalasafns Íslands en það byggir á kafla um sameiningu sveitarfélaga sem birtist í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga árið 2010. Skjalastjórar Stjórnarráðs Íslands lásu leiðbeiningarritið yfir á vinnslustigi og eru þeim færðar þakkir fyrir. Skjalaverðir á skjala- og upplýsingasviði Þjóðskjalasafns lásu jafnframt yfir ritið og gáfu gagnlegar ábendingar.

1. Undirbúningur vegna breytinga

Þegar breytingar eru fyrirhugaðar á afhendingarskyldum aðilum ríkisins, s.s. tilfærsla verkefna, niðurlagning eða einkavæðing er nauðsynlegt að huga að skjalamálum. Skynsamlegt er að stofna starfshóp til að undirbúa ferlið með starfsmönnum frá öllum aðilum sem koma að breytingaferlinu, t.d. skipuðum fulltrúum frá aðilum sem verkefni verða færð frá og þeim aðila sem verkefni verða færð til, hvort sem það er ríkisstofnun, sveitarfélag eða einkaaðili. Í starfshópnum ættu þeir að sitja sem þekkingu hafa á skjalamálum og verkefnum þeirra aðila sem hlut eiga að máli. Þá er samvinna við Þjóðskjalasafn Íslands æskileg en skjalaverðir þess veita ráðgjöf og upplýsingar. Í vissum tilvikum er samráð við Þjóðskjalasafn nauðsynlegt en samkvæmt 5. mgr. 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn á að afhenda öll skjöl til opinbers skjalasafns ef afhendingarskyldur aðili hættir starfsemi eða er lagður niður. Ef við á skal hið opinbera skjalasafn úrskurða um hvaða skjöl skuli afhent þeim aðila eða aðilum sem tekur við verkefnum viðkomandi aðila.

2. Breytingar á stofnunum, embættum og fyrirtækjum ríkisins

Þegar ákveðið er að sameina afhendingarskylda aðila ríkisins, þ.e. stofnanir, embætti og fyrirtæki, leggja þá niður, færa til verkefni, einkavæða eða að færa einkaaðila í ríkiseigu hefur það áhrif á skjalastjórn og skjalavörslu allra hlutaðeigandi aðila. Breytingar á starfsemi ríkisaðila hafa oftast orðið með eftirfarandi hætti:

• Sameining ríkisstofnana
• Færsla verkefna á milli ríkisstofnana og embætta
• Færsla verkefna frá ríki til sveitarfélaga
• Ríkisstofnanir eru lagðar niður
• Einkavæðing ríkisfyrirtækja
• Einkafyrirtæki verður opinbert

Hér á eftir verður farið sérstaklega yfir hverju þurfi að huga að er varðar skjalamál ríkisaðila þegar slíkar breytingar eiga sér stað.

3. Sameining ríkisstofnana

Sameining stofnana getur verið með tvennum hætti:

1. Tvær eða fleiri stofnanir eru sameinaðar undir nafni eldri stofnunar. Dæmi um það er sameining allra skattstofa á landinu í embætti Ríkisskattstjóra árið 2010.
2. Tvær eða fleiri stofnanir sameinast í nýja stofnun. Dæmi um það er sameining Mannvirkjastofnunar og Íbúðalánasjóðs í Húsnæðis- og mannvirkjastofnun árið 2020.

Þegar ríkisstofnanir eru sameinaðar er í raun verið að leggja niður eldri stofnanir og annað hvort að koma á fót nýrri stofnun eða að starfandi stofnun tekur við verkefnum annarra stofnana. Þess vegna þarf að huga bæði að eldri skjölum stofnanna sem voru sameinaðar og skipulagi skjalasafnsins til framtíðar í nýrri stofnun.

3.1 Afhending eldri skjala til Þjóðskjalasafns

Huga þarf að afhendingu á skjalasöfnum þeirra stofnana sem hætta starfsemi við sameiningu, óháð stærð þeirra og hvernig sameiningin er framkvæmd, hvort sem skjölin eru varðveitt á pappír eða í rafrænum gagnasöfnum.

Ákveða þarf hvaða skjöl skuli fylgja með yfir í hina nýju stofnun. Ekki er óeðlilegt að skjöl frá ríkisstofnunum sem sameinaðar eru, og eru enn í daglegri notkun, fylgi með inn í stofnunina sem þær sameinast, t.d. skjöl síðustu ára. Skjöl og mál sem eru opin þegar sameining á sér stað ganga oftast inn í skjalasafn nýju stofnunarinnar en einnig getur verið ákveðið að skjöl síðustu 5-10 ára fylgi með inn í nýja stofnun.

Mikilvægt er að setja skýr mörk um hvaða skjöl skuli fylgja með inn í sameinaða stofnun og hvaða tímabil þau ná yfir. Eðlilegast er að skjöl frá sameinuðum stofnunum gangi inn í skjalasafn nýju stofnunarinnar og verði hluti af því. Þá er talað um að þau hafi svo kallaðan seinni uppruna, þ.e. að skjölin verða hluti af skjalasafni nýju stofnunarinnar þó uppruni þeirra hafi verið í skjalasafni eldri stofnunar.

Samkvæmt 5. mgr. 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn á opinbert skjalasafn að úrskurða um hvaða skjöl skuli afhent þeim aðila sem tekur við verkefni viðkomandi aðila. Því er mikilvægt að Þjóðskjalasafni Íslands séu sendar tillögur um hvaða skjöl ættu að fylgja með inn í sameinaða stofnun svo safnið geti tekið afstöðu til þeirra.

3.1.1 Afhending pappírsskjala

Ganga þarf frá öllum skjölum sem varðveitt eru á pappír í skjalaumbúðir, gera geymsluskrá yfir þau og óska eftir afhendingu til Þjóðskjalasafns. Þá eru öll skjöl sameinaðra stofnana afhent að undanskildum þeim skjölum sem ákveðið er að flytjist yfir í nýja stofnun. Hafa skal í huga að ekki skal blanda saman skjalasöfnum sameinaðra stofnana við frágang og skráningu þeirra heldur ganga frá hverju þeirra fyrir sig. Það er m.a. gert til að tryggja að uppruni skjalanna sé ljós og leitaraðferðir skjalasafnsins nýtist við notkun þess. Sjá reglur og leiðbeiningar um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala á vef Þjóðskjalasafns, www.skjalasafn.is.

3.1.2 Afhending rafrænna skjala

Ríkisstofnanir sem verða lagðar niður við sameiningu og hafa tilkynnt rafræn gagnasöfn til Þjóðskjalasafns og fengið þau samþykkt þurfa að afhenda vörsluútgáfu úr þeim til Þjóðskjalasafns.

Hafi ríkisstofnun sem verður lögð niður ekki tilkynnt rafræn gagnasöfn til Þjóðskjalasafns skal hún gera það og fá úrskurð um hvort afhenda skuli rafræn gögn til varðveislu.

Ný stofnun sem tekur við verkefnum frá sameinuðum stofnunum þarf eftir sem áður að hafa afrit af hinum rafrænu gögnum hjá sér svo unnt sé að veita aðgengi að þessum upplýsingum þegar þörf er á. Þjóðskjalasafn Íslands veitir aðgengi að hinum rafrænu gögnum þegar þau eru orðin 30 ára gömul samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn. Sjá reglur og leiðbeiningar um rafræn opinber gögn og skil á þeim á vef safnsins: Afhending rafrænna gagna.

3.2 Skipulag skjalamála í sameinaðri stofnun

Við sameiningu ríkisstofnana er mikilvægt að hugað sé að skipulagi skjalamála til framtíðar. Við undirbúning að framtíðarskipulagi skjalastjórnar og skjalavörslu í sameinaðri stofnun er mikilvægt að hafa eftirfarandi þætti í huga:

• Huga þarf að endurskoðun málalykils. Í flestum tilfellum þarf að fá málalykil samþykktan að nýju fyrir nýja stofnun sem hefur orðið til við sameiningu annarra stofnana. Sjá reglur og leiðbeiningar um málalykla afhendingarskyldra aðila á vef Þjóðskjalasafns: Málalykill og málaskrá.
• Huga þarf að skjalavistunaráætlun með tilliti til breytinga sem kunna að verða á skjalaflokkum í sameinaðri stofnun. Sjá reglur og leiðbeiningar um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila á vef Þjóðskjalasafns: Skjalavistunaráætlun.
• Við sameiningu ríkisstofnana er rétt að huga að grisjunarheimildum og kanna hjá Þjóðskjalasafni hvort það þurfi að fá þær samþykktar að nýju fyrir nýja stofnun. Sjá leiðbeiningar um grisjun á vef Þjóðskjalasafns Íslands, Grisjun.
• Byrjað er með nýja málaskrá og nýtt málasafn fyrir sameinaða stofnun, hvort sem notast er við pappírsskjalavörslu eða rafræna skjalavörslu.
• Tilkynna þarf rafræn gagnasöfn á ný. Sjá reglur og leiðbeiningar um rafræn opinber gögn og skil á þeim á vef Þjóðskjalasafns: Rafræn gagnasöfn.

4. Færsla verkefna á milli ríkisstofnana og embætta

Stjórnvöld geta ákveðið að færa verkefni á milli ríkisstofnana eða embætta. Dæmi er færsla skatta- og  efnahagsbrotadeildar Ríkislögreglustjóra til Sérstaks saksóknara árið 2011.

Þegar verkefni eru færð á milli afhendingarskyldra aðila ríkisins er venjan að skjöl og gögn er varða þau fylgi með. Því þarf að huga að hvernig skuli standa að færslu skjalanna á milli aðila og hvaða skjöl skuli flytjast á milli. Þá hefur færsla verkefna áhrif á skjalamál beggja aðila til framtíðar því önnur stofnunin hefur látið af hendi verkefni og hin tekið við nýju verkefni. Það hefur áhrif á málalykil og skjalavistunaráætlun og getur haft áhrif á varðveislu rafrænna gagna og grisjunarheimildir.

4.1 Færsla skjala á milli stofnana/embætta

Ekki er óeðlilegt að skjöl sem tilheyra úrlausn verkefna fylgi með þegar þau eru flutt á milli afhendingarskyldra aðila ríkisins. Skoða þarf hvaða skjöl um ræðir og taka þarf ákvörðun um hversu mikið af skjölum skuli afhenda til þess aðila sem tekur við verkefninu. Ekki skal afhenda öll skjöl verkefnisins frá upphafi, sem oft ná áratugi aftur í tímann. Heldur skal horfa á hvaða skjöl eru nauðsynleg fyrir þann aðila sem tekur við verkefninu svo að hann geti sinnt því. Það geta t.d. verið skjöl síðustu ára eða skjöl allra mála sem enn eru í meðferð þegar verkefnaflutningurinn á sér stað.

Sé um pappírsskjöl að ræða eru skjölin færð yfir til þess aðila sem tekur við verkefninu. Sé um rafræn gögn að ræða er samrit af hinum rafrænu gögnum færð yfir til þess aðila sem tekur við verkefninu.

Mikilvægt er að setja skýr mörk um hvaða skjöl skuli fylgja með því verkefni sem fært er og hvaða tímabil þau ná yfir. Eðlilegast er að þau skjöl sem eru færð með verkefninu gangi inn í skjalasafn þess afhendingarskylda aðila sem tekur við verkefninu og verði hluti af því. Þá er talað um að þau hafi svokallaðan seinni uppruna, þ.e. að skjölin verða hluti af skjalasafni þess aðila sem tók við verkefninu þó uppruni þeirra hafi verið hjá öðrum afhendingarskyldum aðila.

Æskilegt er að haft sé samráð við Þjóðskjalasafn Íslands um hvaða skjöl skuli afhent þeim aðila sem tekur við verkefni viðkomandi aðila.

4.2 Skipulag skjalamála eftir færslu verkefna

Þegar verkefni færast frá einum afhendingarskyldum aðila til annars hefur það áhrif á málalykil og skjalavistunaráætlun beggja aðila og mögulega rafræn gagnasöfn og grisjunarheimildir. Báðir aðilar þurfa því að huga að eftirfarandi atriðum:

• Málalykill. Báðir aðilar þurfa að huga að endurnýjun á málalyklum og að öllum líkindum að fá þá samþykkta að nýju. Málalykill byggist upp á verkefnum afhendingarskyldra aðila og því hefur það áhrif á hann þegar verkefni er fært frá afhendingarskyldum aðila eða þegar afhendingarskyldur aðili fær nýtt verkefni. Sjá reglur og leiðbeiningar um málalykla afhendingarskyldra aðila á vef Þjóðskjalasafns: Málalykill og málaskrá.
• Skjalavistunaráætlun. Báðir aðilar þurfa að huga að endurnýjun á skjalavistunaráætlun og að öllum líkindum fá hana samþykkta að nýju. Skjalavistunaráætlun veitir yfirlit yfir ákvarðanir sem hafa verið teknar um hvern skjalaflokk, þau skjöl sem mynda hann og um meðferð og frágang skjalanna. Oft tilheyrir fleiri en einn skjalaflokkur í skjalasafni afhendingarskylds aðila tilteknu verkefni. Ef það verkefni flyst frá afhendingarskyldum aðila flytjast skjalaflokkarnir líka og annar aðili fær nýja skjalaflokka með verkefninu inn í skjalasafn sitt. Sjá reglur og leiðbeiningar um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila á vef Þjóðskjalasafns: Skjalavistunaráætlun.
• Rafræn gagnasöfn. Rafræn gagnasöfn eru notuð til að halda utan um tiltekin verkefni hjá afhendingarskyldum aðilum. Ef notuð eru rafræn gagnasöfn til að halda utan um vinnslu verkefna sem eru síðan flutt til annars afhendingarskylds aðila leggst notkun á gagnasafninu niður hjá þeim aðila sem hafði verkefnið. Þá getur verið skynsamlegt að gagnasafnið flytjist með eða í öllu falli upplýsingar úr gagnasafninu flytjist yfir í nýtt gagnasafn hjá þeim aðila sem tekur við verkefninu. Tilkynna þarf um þessar breytingar til Þjóðskjalasafns Íslands og í kjölfarið mögulega afhenda vörsluútgáfu úr rafræna gagnasafninu til Þjóðskjalasafns. Sjá reglur og leiðbeiningar um rafræn opinber gögn og skil á þeim á vef Þjóðskjalasafns: Rafræn gagnasöfn.
• Grisjunarheimildir. Hafi verið heimild til grisjunar á skjölum úr skjalaflokki sem tilheyrir verkefni sem flyst yfir til annars afhendingarskylds aðila gildir sú heimild ekki fyrir þann afhendingarskylda aðila sem tekur við verkefninu. Því þarf að sækja um grisjunarheimild að nýju fyrir sömu skjöl. Sjá leiðbeiningar um grisjun á vef Þjóðskjalasafns Íslands: Grisjun.

5. Færsla verkefna frá ríki til sveitarfélaga

Stjórnvöld geta ákveðið að færa verkefni ríkisins yfir til sveitarfélaga, og öfugt, þ.e. að ríkið taki yfir verkefni sveitarfélags. Það gerist yfirleitt á þann veg að ákveðið er í lögum að verkefni skuli færast. Oftast hefur það þó verið þannig að sveitarstjórnarstigið hefur tekið við verkefni af ríkinu. Dæmi um færslu á verkefni frá ríki til sveitarfélaga er málefni fatlaðs fólks árið 2011 en með því voru lagðar niður svæðisskrifstofur málefna fatlaðra sem ríkið starfrækti um allt land og sveitarfélögin tóku við rekstri málaflokksins.

Þegar verkefni eru færð á milli stjórnsýslustiganna tveggja, sveitarfélaga og ríkis, hefur það áhrif á skjalamál þeirra aðila sem verkefni eru færð frá og þeirra aðila sem verkefni eru færð til. Hér er því um að ræða sama ferli og þegar verkefni eru færð á milli tveggja afhendingarskyldra aðila ríkisins nema hér er verið að færa verkefni á milli stjórnsýslustiga. Sömu lög og reglur gilda um afhendingarskylda aðila ríkis og sveitarfélaga og því ætti að fylgja leiðbeiningum í kafla 4 hér á undan.

6. Ríkisstofnun lögð niður

Stjórnvöld geta ákveðið að leggja niður ríkisstofnun. Verkefni stofnana eru þó sjaldnast lögð niður heldur er þeim dreift á aðrar ríkisstofnanir. Dæmi um slíkt er niðurlagning Varnarmálastofnunar Íslands árið 2010 en við verkefnum hennar tóku Landhelgisgæsla Íslands, Ríkislögreglustjóri og utanríkisráðuneytið.

6.1 Lagaskylda að afhenda skjöl

Í 5. mgr. 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er kveðið á um hvernig skuli haga skjalamálum þegar afhendingarskyldur aðili er lagður niður. Þar segir:

Hætti afhendingarskyldur aðili skv. 1. eða 2. mgr. 14. gr. starfsemi eða sé hún lögð niður skulu afhendingarskyld skjöl hans færð til opinbers skjalasafns við lok starfseminnar. Ef við á úrskurðar hið opinbera skjalasafn sem tekur við skjölunum hvaða skjöl skuli afhent þeim aðila sem tekur við verkefni viðkomandi aðila. Heimilt er að krefja um greiðslu kostnaðar vegna móttöku, frágangs og flutnings skjala afhendingarskylds aðila sem hættir starfsemi eða er lagður niður.

Þannig er skylt við niðurlagningu afhendingarskylds aðila ríkisins að afhenda skjalasafn hans til varðveislu á Þjóðskjalasafn. Þá þarf að ganga frá og skrá öll eldri skjöl skv. reglum sem um það gilda, hvort sem stuðst var við pappírsskjalavörslu eða rafræna skjalavörslu. Sjá reglur og leiðbeiningar um frágang og skráningu pappírsskjala annars vegar og reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim hins vegar á vef Þjóðskjalasafns: Frágangur og skráning pappírsskjala.

6.2 Skjöl verkefna færð til annarrar stofnunar

Sá aðili sem tekur við verkefnunum getur í fæstum tilfellum byrjað með autt borð og því getur verið nauðsynlegt fyrir hann að fá til sín skjöl sem tengjast úrvinnslu þeirra verkefna sem hann á að sinna. Þá þarf að huga að hvaða skjöl þurfa að fylgja með þeim verkefnum sem eru færð til annarra afhendingarskyldra aðila. Þjóðskjalasafn Íslands úrskurðar skv. lögum um opinber skjalasöfn, í samráði við alla hlutaðeigandi aðila, hvernig þessari skiptingu skjalasafnsins skuli háttað. Taka þarf ákvörðun um hversu mikið af skjölum skuli færa yfir til þeirra aðila sem taka við verkefnunum og horfa skal til þess hvaða skjöl eru nauðsynleg til að viðkomandi aðili geti sinnt verkefninu. Það geta t.d. verið öll skjöl mála sem eru enn í vinnslu eða öll skjöl verkefnisins frá síðustu fimm árum svo dæmi séu tekin. Öll önnur skjöl en þau sem færð eru til þeirra aðila sem taka við verkefnunum eru afhent til varðveislu á Þjóðskjalasafn.

Mikilvægt er að setja skýr mörk um hvaða skjöl skuli fylgja með því verkefni sem fært er og hvaða tímabil þau ná yfir. Eðlilegast er að þau skjöl sem eru færð með verkefninu gangi inn í skjalasafn þess aðila sem tekur við verkefninu og verði hluti af því. Þá er talað um að þau hafi svokallaðan seinni uppruna, þ.e. að skjölin verða hluti af skjalasafni þess afhendingarskylda aðila sem tók við verkefninu þó uppruni þeirra hafi verið í hjá öðrum aðila.

Sé um pappírsskjöl að ræða eru skjölin færð yfir til þess afhendingarskylda aðila sem tekur við verkefninu. Sé um rafræn gögn að ræða eru gögnin afhent til varðveislu í Þjóðskjalasafn en samrit af hinum rafrænu gögnum fært yfir til þess aðila sem tekur við verkefnunum.

Afhendingarskyldur aðili sem tekur við verkefnum þarf að huga að skjalamálum sínum en skoða þarf málalykil og skjalavistunaráætlun og mögulega rafræn gagnasöfn og grisjunarheimildir. Sjá leiðbeiningar í kafla 4.2 hér að framan.

7. Einkavæðing

Þegar ríkisstofnun eða fyrirtæki sem hefur verið í eigu ríkisins er fært til einkaaðila er stofnunin eða fyrirtækið einkavætt. Dæmi um einkavæðingu er sala ríkisins á Landsíma Íslands hf. árið 2005.

7.1 Afhending allra skjala

Fyrirtæki sem er 51% eða meira í eigu ríkisins er afhendingarskylt með öll skjöl til Þjóðskjalasafns Íslands á meðan fyrirtækið var í meirihlutaeigu ríkisins. Þá þarf að ganga frá og skrá öll eldri skjöl skv. reglum Þjóðskjalasafns. Vörsluútgáfur úr rafrænum gagnasöfnum sem hafa verið tilkynnt og samþykkt eru einnig afhentar til Þjóðskjalasafns. Sjá reglur og leiðbeiningar um frágang og skráningu pappírsskjala annars vegar og reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim hins vegar á vef Þjóðskjalasafns:

• Frágangur og skráning pappírsskjalasafna
• Rafræn gagnasöfn

Hafi rafræn gagnasöfn ekki verið tilkynnt til Þjóðskjalasafns áður en að einkavæðingu kemur skal tilkynna þau til Þjóðskjalasafns og afhenda gögn úr þeim eftir því sem Þjóðskjalasafn úrskurðar.

7.2 Lán á skjölum

Hið einkavædda fyrirtæki eða stofnun getur óskað eftir því fá að halda eftir hluta pappírskjala, t.d. öll skjöl mála sem enn eru í vinnslu eða gögn viðskiptavina. Ef af því verður skal gera sérstakan samning við Þjóðskjalasafn Íslands um lán á skjölunum. Þá fær hið einkavædda fyrirtæki skjöl lánuð í tiltekinn tíma og eru þau svo afhent til Þjóðskjalasafns þegar lánstími rennur út. Mikilvægt er að blanda ekki eldri skjölum saman við skjöl sem myndast í starfsemi hins nýja einkavædda aðila. Þannig verður auðveldlega hægt að afhenda til varðveislu eldri skjöl þegar þar að kemur.

Sama gildir um rafræn gögn sem hinn einkavæddi aðili óskar eftir að hafa aðgang að til lengri eða skemmri tíma. Gögnin eru eign íslenska ríkisins en hægt er að gera samning um afnot gagnanna í tiltekinn tíma. Þá heldur hið einkavædda fyrirtæki eftir samritum af rafrænum gögnum í sínum gagnasöfnum.  

8. Einkafyrirtæki verður opinbert

Þegar einkafyrirtæki er tekið yfir af ríkinu og eignarhaldið verður 51% eða meira í ríkiseigu gilda lög um opinber skjalasöfn um skjalahald viðkomandi fyrirtækis. Dæmi um slíkt er Landsbanki Íslands sem var tekinn yfir af ríkinu árið 2008.

8.1 Skipulag skjalamála

Þegar eignarhald ríkisins á einkafyrirtæki fer yfir 51% gilda lög um opinber skjalasöfn um skjalahald viðkomandi fyrirtækis og telst það þar með vera afhendingarskyldur aðili í skilningi laganna. Af því leiðir að fyrirtækið þarf að fylgja lögum um opinber skjalasöfn og þeim reglum sem settar eru á grundvelli laganna. Því þarf fyrirtækið að fá samþykktan málalykil, skjalavistunaráætlun, tilkynna rafræn gagnasöfn og fá heimild til grisjunar skjala sem það telur að ekki þurfi að varðveita til lengri tíma. Hafi eldri skjöl fyrirtækisins fylgt með við yfirtöku ríkisins eru skjölin orðin eign þess. Því skal hafa samráð við Þjóðskjalasafn Íslands um varðveislu skjalanna og afhendingu á þeim til Þjóðskjalasafns. Sjá einnig reglur og leiðbeiningar um skjalavörslu og skjalastjórn á vef Þjóðskjalasafns, www.skjalasafn.is.

9. Gjald fyrir móttöku, frágang og flutning skjalasafna afhendingarskyldra aðila sem hafa hætt starfsemi eða verið lagðir niður

Þjóðskjalasafn hefur heimild til að taka gjald fyrir móttöku, frágang og flutning skjalasafna afhendingarskyldra aðila sem hafa hætt starfsemi eða verið lagðir niður, sbr. 5. mgr. 15. gr. laga um opinber skjalasöfn. Í gjaldskrá Þjóðskjalasafn er kveðið á um gjaldtöku vegna kostnaðar sem til fellur við umbúðir, tímavinnu við frágang skjalasafns og flutningi skjala. Séu skjalasöfn afhendingarskyldra aðila, sem hafa hætt starfsemi eða verið lagðir niður, ekki frágengin og skráð samkvæmt reglum þar um mun Þjóðskjalasafn taka gjald fyrir móttöku, flutning, frágang og skráningu skjalanna, hvort sem þau eru á rafrænu formi eða á pappír.

Viðauki – Gátlisti

Undirbúningur

☐ Stofna starfshóp til að skipuleggja skjalamál vegna breytinga

☐ Ákveða verkefni starfshópsins og tímaramma

☐ Hafa samráð við Þjóðskjalasafn Íslands um hvaða skref skuli taka

Eldri pappírsskjöl

☐ Gera tillögu um hvaða pappírsskjöl eigi að færast yfir til nýrrar stofnunar/fyrirtækis og hvaða pappírsskjöl eigi að afhenda til Þjóðskjalasafns Íslands

☐ Senda tillögu til Þjóðskjalasafns um hvaða pappírsskjöl eigi að færast yfir til nýrrar stofnunar/fyrirtækis og hvaða pappírsskjöl eigi að afhenda til Þjóðskjalasafns Íslands

☐ Ganga frá og skrá pappírsskjöl sem á að afhenda til Þjóðskjalasafns Íslands samkvæmt reglum þar um

☐ Óska eftir afhendingu á pappírsskjölum til Þjóðskjalasafns Íslands

☐ Færa pappírsskjöl sem ákveðið hefur verið að fari til nýrrar stofnunar/fyrirtækis

Eldri rafræn gögn

☐ Gera tillögu um hvaða rafrænu gögn eigi að færast yfir til nýrrar stofnunar/fyrirtækis og hvaða rafrænu gögn eigi að afhenda til Þjóðskjalasafns Íslands

☐ Senda tillögu til Þjóðskjalasafns um hvaða rafrænu gögn eigi að færast yfir til nýrrar stofnunar/fyrirtækis og hvaða rafrænu gögn eigi að afhenda til Þjóðskjalasafns Íslands

☐ Útbúa vörsluútgáfu úr rafrænum gagnasöfnum og afhenda til Þjóðskjalasafns

☐ Færa samrit rafrænna gagna sem ákveðið er að fari til nýrrar stofnunar/fyrirtækis

Skipulag skjalamál til framtíðar

☐ Hafa samráð við Þjóðskjalasafn um hvaða skref þurfi að taka í skjalavörslu og skjalastjórn

☐ Endurskoða málalykil og senda hann til samþykktar til Þjóðskjalasafns

☐ Endurskoða skjalavistunaráætlun og senda hana til samþykktar til Þjóðskjalasafns

☐ Tilkynna rafræn gagnasöfn til Þjóðskjalasafns

☐ Skoða og endurnýja grisjunarheimildir hjá Þjóðskjalasafni eins og við á

☐ Setja upp málaskrá í samræmi við reglur þar um