Meðferð, varðveisla og eyðing á tölvupóstum

Leiðbeiningar fyrir afhendingarskylda aðila

Inngangur

Afhendingarskyldir aðilar nota tölvupóst mikið í daglegum störfum og hefur notkun tölvupósts og afgreiðsla mála í gegnum tölvupóst aukist með aukinni notkun rafrænna samskipta. Mikilvægt er að meðferð, varðveisla og eyðing tölvupósta sé eftir ákveðnum ferlum og að tryggt sé að tölvupóstar sem varða mál sem eru til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum og varða starfsemi þeirra séu skráðir og varðveittir á skipulegan hátt. Geymsla tölvupósta í tölvupósthólfum er ekki skipuleg varðveisla og getur orðið til þess að mikilvægar upplýsingar um ákvarðanir og afgreiðslu mála hjá afhendingarskyldum aðilum séu ekki fyrir hendi þegar á þarf að halda.

Reglur nr. 331/2020 um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila sem tóku gildi 15. apríl 2020 er ætlað að tryggja góða og vandaða meðferð á þessari skjalategund og að mikilvægar upplýsingar um athafnir og ákvarðanir afhendingarskyldra aðila varðveitist. Með setningu reglnanna er afhendingarskyldum aðilum heimilt að eyða tölvupóstum skv. skilyrðum sem koma fram í 3. gr. reglnanna. Hér eru birtar leiðbeiningar með reglunum fyrir afhendingarskylda aðila um hvernig skuli haga meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum.

Þessar leiðbeiningar samdi Njörður Sigurðsson, aðstoðarþjóðskjalavörður, en þær byggja á greinargerð með regludrögunum sem birtar voru þegar þær voru sendar í umsagnarferli.

1. Reglur um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupósta afhendingarskyldra aðila

Reglur um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila nr. 331/2020

1. gr.

Gildissvið.

Reglur þessar gilda um afhendingarskylda aðila samkvæmt 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Reglurnar gilda um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra sem hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum afhend­ingarskylds aðila.

2. gr.

Hugtök.

Í reglum þessum er merking hugtaka sem hér segir:

  1. Tölvupóstur: Skjal sem er sent eða móttekið með þar til gerðum vél- og hugbúnaði.
  2. Fylgiskjal tölvupósts: Skjal sem fylgir með tölvupósti í viðhengi.
  3. Tölvupósthólf: Búnaður sem geymir tölvupóst fyrir tiltekinn notanda.
  4. Mál: Tiltekið efnislegt viðfangsefni eða úrlausnarefni afhendingarskylds aðila sem er eða hefur verið til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðila.

3. gr.

Skráning, varðveisla og eyðing tölvupósta.

Tölvupósta, og fylgiskjöl þeirra, sem varða mál með efnislegum hætti skal skrá og varðveita í skjalasafni afhendingarskylds aðila.

Heimilt er að eyða tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra úr tölvupósthólfum sem hafa verið skráðir og vistaðir í skjalasafni afhendingarskylds aðila.

Heimilt er að eyða öðrum tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra.

4. gr.

Meðferð tölvupósta við starfslok.

Forstöðumaður afhendingarskylds aðila skal tryggja við starfslok starfsmanns að allir tölvu­póstar og fylgiskjöl þeirra í tölvupósthólfi sem starfsmaður hafði til umráða á starfstíma sínum hafi verið skráðir, varðveittir eða þeim eytt í samræmi við ákvæði 3. gr. 

5. gr.

Skráðar notkunarreglur um meðferð, varðveislu og eyðingu tölvupósta.

Afhendingarskyldir aðilar skulu setja sér skráðar notkunarreglur um meðferð, varðveislu og eyðingu tölvupósta á grundvelli þessara reglna.

6. gr.

Gildistaka.

Reglur þessar eru settar á grundvelli 1. og 3. tölul. 8. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og voru staðfestar af ráðherra 23. mars 2020.

Þær taka gildi 15. apríl 2020.

Þjóðskjalasafni Íslands, 25. mars 2020.   Hrefna Róbertsdóttir þjóðskjalavörður.
B deild – Útgáfud.: 8. apríl 2020

2. Leiðbeiningar með reglum um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum

Í 8. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er kveðið á um að hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands sé m.a. að setja reglur um hvernig skjalastjórn og skjalavörslu skuli hagað hjá stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga svo og öðrum afhendingarskyldum aðilum og setja reglur um varðveislu og förgun skjala. Reglur Þjóðskjalasafns um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila eru settar með vísan í þessi lagaákvæði og gilda hvort sem afhendingarskyldur aðili styðst við rafræna skjalavörslu eða pappírsskjalavörslu.

2.1. Gildissvið

2.1.1 Hverjir eiga að fylgja reglunum?

Reglurnar gilda fyrir alla afhendingarskylda aðila skv. 1. og 2. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn, hvort sem afhendingarskyldur aðili heyrir undir stjórnsýslu ríkis eða sveitarfélags. Þar segir:

Afhendingarskylda samkvæmt lögum þessum gildir um:

  1. embætti forseta Íslands,
  2. Hæstarétt, Landsrétt, héraðsdómstóla og aðra lögmæta dómstóla,
  3. stjórnarráð Íslands, svo og allar stjórnsýslunefndir og stofnanir sem heyra stjórnarfarslega undir það, sem og þjóðkirkjuna,
  4. sveitarfélög, svo og allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum sem fara með stjórnsýslu. Hið sama gildir um byggðasamlög og aðra þá aðila sem sjá um framkvæmd einstakra stjórnsýsluverkefna vegna samvinnu sveitarfélaga,
  5. sjálfseignarstofnanir og sjóði sem stofnuð hafa verið með lögum eða á grundvelli heimildar í lögum í þeim tilgangi að sinna einkum opinberum verkefnum,
  6. stjórnsýsluaðila einkaréttareðlis hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna mála er tengjast slíkum ákvörðunum,
  7. einkaréttarlega lögaðila sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni með samningi skv. 30. gr. laga um fjárreiður ríkisins, eða skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga, að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna rækslu slíkra verkefna.

Afhendingarskylda gildir enn fremur um lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera. Afhendingarskyldan á við gagnvart héraðsskjalasafni þegar viðkomandi aðilar eru í eigu sveitarfélaga sem reka eða eiga aðild að héraðsskjalasafni. Komi upp ágreiningur um afhendingarskyldu lögaðila tekur Þjóðskjalasafn Íslands ákvörðun um afhendingarskylduna.“

Afhendingarskyldum aðilum er skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu skv. þeim reglum sem settar eru þar um sbr. 22. gr. laga um opinber skjalasöfn.

2.1.2 Um hvað gilda reglurnar?

Reglurnar gilda um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra sem hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum afhendingarskylds aðila, sbr. 2. mgr. 1. gr. reglnanna. Tölvupóstar sem hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi afhendingarskylds aðila eru skjöl og lúta sömu lögum og reglum og önnur skjöl afhendingarskyldra aðila. Í 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er skjal skilgreint sem „[h]vers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings“. Sama á við um fylgiskjöl sem berast sem viðhengi tölvupósts. Fylgiskjöl geta verið allt frá formlegum bréfum, til skráa, skýrslna, vinnuskjala, ljósmynda og annarra gagna sem varða mál eða verkefni afhendingarskylds aðila.

2.1.3 Hvað er tölvupóstur?

Tölvupóstur er skjal sem er sent eða móttekið með þar til gerðum vél- og hugbúnaði sbr. 1. tölul. 2. gr. reglnanna. Tölvupóstur er því rafrænt skjal sem er sent og móttekið í gegnum hugbúnað í tölvu. Þegar tölvupóstur er sendur vistast hann í tölvupósthólfi þess aðila sem tekur við honum og í tölvupósthólfi þess sem sendir tölvupóstinn. Tölvupósthólf er því búnaður sem geymir tölvupóst tímabundið fyrir tiltekinn notanda.

2.2 Skráning, varðveisla og eyðing tölvupósta

Afhendingarskyldum aðilum berst fjöldi tölvupósta á hverjum degi. Í reglum um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila er kveðið á um hvaða tölvupósta skuli skrá og varðveita og hvaða tölvupósta heimilt er að eyða.

2.2.1 Hvaða tölvupósta á að skrá og varðveita?

Samkvæmt 1. mgr. 3. gr. reglnanna er afhendingarskyldum aðilum skylt að skrá og varðveita í skjalasafni sínu tölvupósta og fylgiskjöl þeirra sem varða mál með efnislegum hætti, þ.e. mál sem snerta efni og inntak tiltekinna mála sem eru til meðferðar eða hafa verið til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum. Oftast er þar um að ræða tölvupósta sem innihalda upplýsingar um verkefni viðkomandi aðila og meðferð og úrlausn þeirra. Þegar tölvupóstur berst eða er sendur þarf því afhendingarskyldur aðili að vega og meta eftir efni tölvupóstsins hvort að hann varði mál með efnislegum hætti. Ef svo er ber að skrá hann og varðveita í skjalasafni afhendingarskylds aðila.

Oftast eru tölvupóstar og fylgiskjöl þeirra skráð í svokallaða málaskrá afhendingarskyldra aðila og varðveittir í málasafni þeirra. Málasafn er skjalaflokkur í skjalasafni afhendingarskylds aðila þar sem vistuð eru málsgögn um samskipti og málsatvik og eru upplýsingar um skjöl í málasafni skráð í málaskrá. Nú til dags eru málaskrár oftast færðar á rafrænan hátt í rafræn skjalavörslukerfi og eru málsgögn einnig varðveitt í kerfunum. Í leiðbeiningaritinu Málasafn, málalykill og málaskrá. Leiðbeiningar fyrir afhendingarskylda aðila ríkisins er að finna leiðbeiningar um hvernig skuli standa að skráningu, flokkun og varðveislu skjala í málasafni. Sjá nánar um Málalykil og málaskrá hér.

Ekki falla allir tölvupóstar sem berast eða eru sendir frá afhendingarskyldum aðilum undir málasafn heldur aðra skjalaflokka og skal þá afhendingarskyldur aðili skrá upplýsingar um tölvupóstana og varðveita þá í öðrum skjalaflokki eftir því sem hentar starfseminni. Dæmi um slíkt geta t.d. verið tölvupóstar sem varða sérverkefni viðkomandi afhendingarskylds aðila. Sem dæmi má nefna að Þjóðskjalasafn Íslands tekur við skjalaskrám frá afhendingarskyldum aðilum vegna afhendinga pappírsskjalasafna í gegnum tölvupóst. Skjalaskrárnar, sem eru fylgiskjöl tölvupósta, eru vistaðar í sérstöku kerfi sem heldur utan um skjalaskrár og skráningar á safnkosti safnsins á meðan tölvupósturinn sjálfur er varðveittur í málasafni Þjóðskjalasafns.

2.2.2. Eyðing tölvupósta úr tölvupósthólfum

Þegar tölvupóstur sem varðar mál með efnislegum hætti hefur verið skráður og vistaður í skjalasafni afhendingarskylds aðila er heimilt að eyða samriti hans úr tölvupósthólfi, hvort sem það eru tölvupósthólf sem eru skráð á tiltekna starfsmenn eða svokallað opinbert tölvupósthólf afhendingarskylds aðila.

Þetta á við hvort sem afhendingarskyldur aðili styðst við rafræna skjalavörslu eða ekki. Sem dæmi má nefna að styðjist afhendingarskyldur aðili við rafrænt skjalavörslukerfi, og hafi hann heimild frá opinberu skjalasafni til að varðveita gögn eingöngu á rafrænu formi, vistar hann samrit tölvupósts og fylgiskjala í kerfinu. Hafi afhendingarskyldur aðili ekki heimild opinbers skjalasafns til að varðveita gögn eingöngu á rafrænu formi verður hann að prenta tölvupóstinn og fylgiskjöl hans út og varðveita á pappírsformi. Þegar afhendingarskyldur aðili hefur tryggt varðveislu tölvupósts og fylgiskjala hans, eftir atvikum á pappír eða rafrænu formi, þá má hann eyða gögnunum úr tölvupósthólfi sínu.

2.2.3 Annar tölvupóstur

Afhendingarskyldum aðilum berst jafnan nokkuð af tölvupósti sem varðar ekki mál með efnislegum hætti. Slíkir tölvupóstar geta t.d. verið sjálfvirkar tilkynningar frá rafrænu skjalavörslukerfi, sjálfvirk fundarboð, dreifipóstur, markpóstur, ruslpóstur og annar tölvupóstur sem varðar ekki mál með efnislegum hætti. Þessum tölvupósti má eyða án þess að hann sé skráður og vistaður í skjalasafni viðkomandi aðila. Gott er að slíkum tölvupóstum sé eytt jafnóðum og hann berst úr tölvupósthólfum afhendingarskyldra aðila.

2.2.4 Eyðing á tölvupóstum

Með heimildaákvæðum sem kveðið er á um í 2. og 3. mgr. 3. gr. reglna um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila þurfa afhendingarskyldir aðilar ekki að sækja sérstaklega um eyðingu á tölvupóstum sem eru í tölvupósthólfum til þjóðskjalavarðar skv. 24. gr. laga um opinber skjalasöfn.

Eyða skal öllum tölvupóstum með öruggum hætti úr tölvupósthólfum svo að upplýsingar um starfsemi afhendingarskylds aðila verði ekki aðgengilegar óviðkomandi.

Skýringarmynd – Um meðferð, varðveislu og eyðingu tölvupósta skv. reglum nr. 331/2020.

Skýringarmynd – Um meðferð, varðveislu og eyðingu tölvupósta skv. reglum nr. 331/2020.

Skýringarmynd – Ferill við meðferð, varðveislu og eyðingu tölvupósta skv. reglum nr. 331/2020.

2.3 Meðferð tölvupósta við starfslok

Þegar starfsmaður afhendingarskylds aðila lýkur störfum er mikilvægt að tryggja að hann hafi komið öllum tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra sem varði mál viðkomandi aðila til varðveislu í skjalasafn. Það er á ábyrgð forstöðumanns viðkomandi afhendingarskylds aðila, að sjá til þess að svo sé gert, sbr. 2. mgr. 22. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn þar sem kveðið er á um ábyrgð forstöðumanns á skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskylda aðilans. Hið sama á við um formann stjórnsýslunefndar og framkvæmdastjóra sveitarfélags, svo og forstöðumenn sjálfseignarstofnana, sjóða og annarra aðila sem reglur um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila gilda um, sbr. 1. gr. reglnanna.

Það er á ábyrgð forstöðumanns viðkomandi afhendingarskylds aðila að allir viðeigandi tölvupóstar starfsmanns séu skráðir og varðveittir í skjalasafni. Þegar starfsmaður hættir störfum á forstöðumaður að sjá til þess að starfsmaður hafi komið öllum tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra sem varði mál eða verkefni afhendingarskylds aðila til varðveislu í skjalasafn. Það er t.d. hægt að gera með því að fá staðfestingu frá starfsmanni um að hann hafi gert slíkt. Þessi staðfesting væri svo varðveitt í skjalasafni viðkomandi afhendingarskylds aðila. Þannig getur forstöðumaður, og starfsmaðurinn sjálfur, sýnt fram á að rétt vinnubrögð hafi verið viðhöfð við starfslokin og öll skjöl sem beri að varðveita hafi skilað sér í skjalasafn.

Sé skjalavarsla og skjalastjórn afhendingarskylds aðila í eðlilegu horfi og vönduð stjórnsýsla viðhöfð eru tölvupóstar og fylgiskjöl þeirra sem varða mál skráðir og vistaðir í skjalasafni um leið og tölvupósturinn er sendur eða hann berst afhendingarskyldum aðila. Með slíkum vinnubrögðum er tryggt að allur tölvupóstur sem ber að varðveita verði varðveittur í skjalasafni og þar með að upplýsingar verði aðgengilegar þegar á þarf að halda.

2.4 Notkunarreglur um meðferð, varðveislu og eyðingu tölvupósta

Í 5. gr. reglna um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila er kveðið á um að afhendingarskyldir aðilar setji sér notkunarreglur um meðferð, varðveislu og eyðingu tölvupósta á grundvelli reglnanna. Í þeim ætti að koma fram hvernig meðferð á tölvupósti ætti að vera, hvernig skuli standa að skráningu tölvupósts og fylgiskjala hans sem varðar mál hjá afhendingarskyldum aðila og hvernig og hvenær megi eyða tölvupóstum úr tölvupósthólfum. Dæmi um þætti sem eru mikilvægir í slíkum notkunarreglum eru:

  • Leiðbeiningar um meðferð einkaupplýsinga starfsfólks í tölvupósti, t.d. hvort heimilt sé að nota tölvupóstfang afhendingarskylds aðila fyrir einkamálefni og ef það er heimilt hvernig skuli aðgreina slíkan tölvupóst frá tölvupósti sem varðar starfsemi afhendingarskylds aðila.
  • Hvaða reglur gilda um meðferð tölvupósts í tölvupósthólfi við starfslok starfsmanns sbr. 4. gr. reglnanna. Í því samhengi ættu að vera reglur um hvenær megi eyða tölvupósthólfi starfsmanns sem hættur er störfum. Sjá kafla 2.3.
  • Hvenær heimilt er að eyða tölvupóstum úr tölvupósthólfi. Í 2. og 3. mgr. 3. gr. regludraganna er að finna heimildaákvæði um eyðingu tölvupósta. Sjá kafla 2.2.
  • Góð vinnuregla er að afhendingarskyldur aðili komi sér upp sérstöku tölvupóstfangi sem auglýst er til að taka á móti og svara erindum. Með því er reynt að tryggja að erindi sem berast í tölvupósti fái rétta meðferð hjá viðkomandi afhendingarskyldum aðila, þ.e. að tölvupósturinn verði skráður og varðveittur í skjalasafni ef hann varðar mál með efnislegum hætti og fari til afgreiðslu fljótt og vel. Þannig ættu afhendingarskyldir aðilar að beina erindum sem berast í tölvupósti í opinbert tölvupóstfang í stað þess að beina þeim í tölvupóstföng tiltekins starfsfólks. Þó að ljóst sé að tölvupóstföng starfsfólks verði áfram við lýði er það góð vinnuregla að beina erindum til afhendingarskylds aðila fremur á opinber tölvupóstfang heldur en tiltekin tölvupóstföng starfsfólks. Afhendingarskyldir aðilar hafa margir þegar komið sér upp sérstökum og auglýstum tölvupóstföngum til að taka við og svara erindum. Má þar t.d. nefna ráðuneyti Stjórnarráðs Íslands sem öll hafa komið sér upp slíkum tölvupóstföngum og flestar stofnanir og sveitarfélög. Þannig er opinbert tölvupóstfang fjármála- og efnahagsráðuneytisins fjr@fjr.is, opinbert tölvupóstfang Þjóðskjalasafns Íslands er upplysingar@skjalasafn.is og Garðabæjar gardabaer@gardabaer.is. Mikilvægt er að opinbert tölvupóstfang sé vaktað af starfsfólki, helst starfsfólki sem vinnur við skjalahald viðkomandi afhendingarskylds aðila, svo að erindi sem berast séu skráð og varðveitt í skjalasafni og þau fari fljótt og vel í afgreiðslu.

Notkunarreglur um tölvupósta ættu að vera hluti af heildarnotkunarreglum um skjalavörslu og skjalastjórn viðkomandi aðila þar sem tekið er á öllum þáttum í skjalahaldi. Margir afhendingarskyldir aðilar hafa þegar komið sér upp slíkum notkunarreglum og má nefna að ráðuneyti Stjórnarráðs Íslands hafa öll reglur um meðferð og notkun tölvupósts sem er hluti af starfsmannahandbók hvers ráðuneytis.

Þjóðskjalasafn Íslands hefur birt notendahandbók yfir skjalasafn safnsins á vef sínum til viðmiðunar fyrir afhendingarskylda aðila, sjá hér.