Inngangur
Við afgreiðslu grisjunarbeiðna frá afhendingarskyldum aðilum er alltaf litið til þess gildis sem skjölin hafa til skemmri og lengri tíma. Þá skiptir ekki máli hvort um sé að ræða skjöl á pappírsformi eða á rafrænu formi. Fyrst og fremst er horft til þess hvaða gildi skjölin hafa fyrir réttindi og hagsmuni borgarans, hvort þau hafi gildi fyrir stjórnvöld, t.d. með tilliti til hagsmuna, eða þá fyrir sögu íslensku þjóðarinnar. Spurningarnar á eyðublöðunum eiga að hjálpa til við að varpa ljósi á þessar upplýsingar.
Ákveðið var að tvískipta nýja eyðublaðinu sem gerir það að verkum að það er í reynd tvö eyðublöð. Vegna þessa þarf að afla ákveðinna upplýsinga um rafrænu skjölin sem eiga ekki við pappírsskjölin og að auki fæst staðfesting á því að verið sé að biðja um heimild til grisjunar á skjölum sem eru á rafrænu formi. Þetta er tilraun til að einfalda ferlið og hjálpa þeim sem eru að fylla út beiðnirnar að gefa okkur sem réttastar og bestar upplýsingar.
1. Nýjar spurningar
1.1. Á grisjunarheimildin að gilda til frambúðar?
Í eyðublaðinu er leitað upplýsinga um hvort að grisjunarheimild sem óskað er eftir eigi að gilda til frambúðar (Sjá Mynd 1). Er þessi spurning á báðum eyðublöðum. Þegar sótt er um grisjun á skjölum til frambúðar er átt við skjöl sem myndast á hverju ári eða reglulega og hafa lítið upplýsingagildi nema í takmarkaðan tíma. Hér er t.d. átt við skjöl á borð við læknisvottorð sem nemendur í framhaldsskólum landsins skila inn. Vottorðin hafa tímabundið gildi en mætingareinkunn og fjarvistir eru varðveittar í nemendamöppu eða á einkunnablaði nemanda. Þá er hægt að taka dæmi um skjöl sem myndast vegna útieftirlits hjá leikskólum. Þar er um að ræða skjöl sem myndast reglulega á pappír og hafa tímabundið gildi þar sem frávik eru skráð í önnur skjöl sem eru varðveitt til frambúðar vegna réttinda sem leikskólinn eða nemandi á og er að finna í skjölunum.
Ef óskað er eyðingar á skjölum sem ná yfir afmarkað tímabil þarf ekki að óska eftir að heimildin gildi til frambúðar eða þangað til annað er ákveðið. Þetta gæti átt við skjöl sem hafa myndast við tímabundin verkefni eins og t.d. í rannsóknum þar sem upplýsingarnar úr skjölunum er að finna annarsstaðar.
1.2 Spurningar sem eiga við rafræn gagnasöfn
Í eyðublaði fyrir grisjun á rafrænum gögnum þarf að gefa uppupplýsingar um það rafræna gagnasafn sem geymir skjölin eða jafnvel rafræna drifið sem hýsir skjölin sem leitast er eftir að fá heimild til grisja. Þá er spurt um heiti rafræna gagnasafnsins og úrskurðarnúmer sem fæst þegar búið er að tilkynna rafræna gagnasafnið og fá úrskurð um rafræn skil. Ef þessar upplýsingar vantar getur verið að ekki sé hægt að afgreiða grisjunarbeiðnina. Hér er hægt að nálgast tilkynningu á rafrænu gagnasafni á vef Þjóðskjalasafns Íslands
1.3 Hafa skjölin gildi til frambúðar?
Á mynd 3 má sjá nýja spurningu sem varpar nánara ljósi á gildi skjalanna og hana er að finna á báðum eyðublöðum. Mikilvægt er fyrir afhendingarskylda aðila að kanna hvort skjölin geymi upplýsingar um réttindi borgaranna eða lögaðila. Jafnframt hvort að í skjölunum séu upplýsingar um hagsmuni viðkomandi aðila og að meta hvort að eyðing þeirra geti orðið til þess að þeim hagsmuna sé kastað fyrir róða. Þá þarf afhendingarskyldur aðili jafnframt að meta hvort að skjölin geymi mikilvægar upplýsingar um sögu þjóðarinnar og samfélagsins. Afhendingarskyldir aðilar þurfa því að meta þessi atriði þegar ákveðið er að óska eftir eyðingu á tilteknum gögnum en markmið laga um opinber skjalasöfn er að tryggja myndun, vörslu og örugga meðferð opinberra skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Sé það mat afhendingarskylds aðila að óhætt sé að eyða skjölum þarf að rökstyðja af hverju þau hafa ekki gildi varðandi þessa þætti til frambúðar. Þá er t.d. hægt að vísa í lög eða reglur sem segja til um tímann sem skjölin hafa gildi en skýrasta dæmi þess eru fylgiskjöl fjárhagsbókhalds sem skal varðveita í sjö ár hið minnsta skv. lögum um bókhald, en afhendingarskyldir aðilar þurfa engu að síður að fá heimild til að eyða. Í flóknari málum kann að vera mikilvægt að leita lögfræðiálits um gildi varðveislu og fyrningu réttinda ef því er að skipta. Þessa spurningu er að finna á báðum eyðublöðum.
2. Fylgiskjöl með grisjunarbeiðni
2.1 Svæði til að hlaða upp fylgiskjölum
Nauðsynlegt er að hlaða upp samþykki forstöðumanns en svo er valfrjálst að að hlaða upp sýnishornum af skjölunum sem vilji stendur til að grisja. Einnig er hægt að hlaða upp mati og samþykki héraðsskjalavarðar á heimildinni sem send er inn.
2.2 Samþykki forstöðumanns
Samkvæmt 22. gr. laga um opinber skjalasöfn ber forstöðumaður afhendingarskylds aðila ábyrgð á skjalavörslu og skjalastjórn og því þarf að vera ljóst að grisjunarbeiðnin sé send í umboði ábyrgðarmannsins. Einnig þarf að senda inn undirritað samþykki forstöðumanns. Þetta er gert til að það sé ljóst að ábyrgðamaður afhendingarskylds aðila sé samþykkur og meðvitaður um að verið er að sækja um heimild til að grisja skjöl úr skjalasafni sem hann er ábyrgur fyrir. Þá er spurt út í á hvaða opinbera skjalasafn afhendingarskyldur aðili sem er að sækja um grisjun er afhendingarskyldur til, þ.e.a.s. á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasafn.
Þó svo að skjalastjóri eða umsjónamaður skjalasafns hjá afhendingarskyldum aðila fylli út grisjunarbeiðni þar forstöðumaður að vera fullmeðvitaður og samþykkur því að beðið verði um heimildina til að grisja skjöl vegna eðlis beiðninnar en eins og við nefnum oft að þá er eyðing skjala óafturkallanleg framkvæmd og upplýsingar geta glatast sem skipta máli ef ekki er vandað vel til verka. Þess vegna viljum við fá undirritað samþykki forstöðumanns fyrir því að sótt sé um heimild til grisjunar. Mynd 5 sýnir sniðmát fyrir þessu samþykki sem hægt er að finna hér og hægt er að setja textann á bréfsefni aðilans. Tekið er við þessu samþykki bæði rafrænt undirrituðu sem og rituðu með eigin hendi og hlaðið upp á pdf sniði.
2.3 Mat héraðsskjalavarðar
Í 8. gr. reglugerðar um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994 er kveðið á um að héraðsskjalavörður ásamt hinum afhendingarskylda aðila skuli gera rökstuddar skriflegar tillögur um skjöl sem óskað er eftir að eyða og senda til Þjóðskjalasafns. Þegar afhendingarskyldur aðili sem heyrir undir héraðsskjalasafn sæki um grisjun til Þjóðskjalasafns þarf héraðsskjalavörður að gefa formlegt mat á beiðninni og skjölunum sem óskað er eftir að eyða. Þjóðskjalasafn hefur búið til sniðmát sem héraðsskjalavörður getur notað fyrir þetta mat. Mynd 6 sýnir sniðmátið fyrir þetta mat sem hægt er að finna hér. Hægt er að setja textann á bréfsefni héraðsskjalasafns og er tekið við þeim rafrænt undirrituðum sem og rituðum með eigin hendi og hlaðið upp á pdf sniði.
