Almennt tekur Þjóðskjalasafn ekki við yngri pappírsskjölum en 30 ára gömlum til varðveislu en á því geta verið undantekningar, t.d. ef afhendingarskyldur aðili hefur verið lagður niður eða verkefni viðkomandi aðila breytast. Í 1. mgr. 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er kveðið á um að afhendingarskyld skjöl skuli afhenda á opinbert skjalasafn þegar þau hafa náð 30 ára aldri, en þó skulu rafræn gögn afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri. Af ákvæðinu leiðir að öll önnur skjöl en þau sem eru á rafrænu formi skal afhenda ekki síðar en þegar þau eru orðin 30 ára gömul. Oftast er um að ræða pappírsskjöl. Því er lagaskylda fyrir afhendingarskylda aðila að afhenda pappírsskjöl þegar þau eru orðin 30 ára gömul. Þó er hægt að lengja þennan afhendingarfrest eða stytta hann í einstaka tilvikum, sbr. 2. mgr. 15. gr. laganna þar sem segir: „Forstöðumaður opinbers skjalasafns getur lengt eða stytt afhendingarfrest skv. 1. mgr. í einstökum tilvikum ef sérstakar ástæður mæla með því.“
Afhendingarskyldir aðilar sem eiga að afhenda pappírsskjalasöfn sín til Þjóðskjalasafns þurfa að fylla út afhendingarbeiðni áður en að afhendingunni getur orðið. Afhendingarbeiðni er að finna á vef Þjóðskjalasafns Íslands. Þar skulu m.a. koma fram upplýsingar um hvaða skjöl er að ræða, frá hvaða afhendingarskylda aðila þau eru, yfir hvaða tímabil skjölin ná og umfang þeirra. Afhendingarbeiðnin er tekin fyrir í Þjóðskjalasafni og ef samþykkt er að taka við pappírsskjalasafni munu starfsmenn Þjóðskjalasafns taka út frágang skjalasafnsins, yfirfara geymsluskrá og gera athugasemdir ef nauðsyn þykir. Ef afhending skjalasafns er samþykkt af Þjóðskjalasafni er afhendingardagur ákveðinn. Ekki er tekið við skjalasafni nema það sé skráð samkvæmt reglum um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila.
Afhendingarskyldum aðilum, skv. 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn, er skylt að afhenda opinberu skjalasafni, þ.e. Þjóðskjalasafni Íslands eða héraðsskjalasafni, skjöl sín í samræmi við ákvæði laganna. Almennt skal afhenda skjöl þegar þau eru orðin 30 ára gömul en þó skal afhenda rafræn gögn eigi síðar en þegar þau eru orðin fimm ára gömul, sbr. 1. mgr. 15. gr. laganna.
Afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu ríkisins afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín til varðveislu en afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu sveitarfélags skulu afhenda skjöl Þjóðskjalasafni ef sveitarfélagið rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum eða á ekki aðild að slíku safni.
Afhendingarskyldir aðilar ríkisins geta eingöngu afhent Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín samkvæmt 4. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn. Því er ekki heimilt að afhenda skjöl til annarra opinberra stofnana, s.s. bókasafna, safna eða annarra opinberra skjalasafna. Þetta á við um öll skjöl, jafnt rituð sem í öðru formi, sem hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum afhendingarskylds aðila ríkisins, þ.m.t. ljósmyndir, kvikmyndaefni, hljóðefni, kort eða teikningar.