Afhending þrotabúa

Síðast uppfært: 08.09.2022.

Samkvæmt 14. gr. laga um opinber skjalasöfn er skiptastjórum skylt að afhenda Þjóðskjalasafni Íslands skjöl þrotabúa og dánarbúa.

Í 1. mgr. 80. gr. laga um gjaldþrotaskipti o.fl. nr. 21/1991 og 1. mgr. 51. gr. laga um skipti á dánarbúum o.fl. nr. 20/1991 segir að skiptastjóri taki við skjölum sem hafa þýðingu fyrir skiptin og varðveiti þau um sinn eftir að hann lýkur störfum, að því leyti sem þau hafa ekki áður verið lögð fram í dómi eða afhent sýslumanni við lok opinberra skipta. Skjölin skulu síðan afhent til varðveislu á Þjóðskjalasafn samkvæmt sömu reglum og eiga við um skjöl sem lögð eru fram í dómsmálum. Þær reglur er að finna í lögum um meðferð einkamála nr. 91/1991 en í 2. mgr. 13. gr. segir að framlögð skjöl í dómi skulu varðveitt í skjalasafni viðkomandi dómstóls þar til þau eru afhent Þjóðskjalasafni.

Hvernig eru skjöl þrotabúa og dánarbúa afhent?

Skiptastjórar, sem óska eftir afhendingu þrotabús eða dánarbús til Þjóðskjalsafns, skulu senda erindi þess efnis á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is. Meðfylgjandi erindinu þarf að vera rafræn geymsluskrá (Sækja). Ef óskað er eftir að afhenda fleiri en eitt bú skal fyllt út sérstök rafræn skrá yfir þau þrotabú/dánarbú sem afhenda á (Sækja).

Afhending þrotabúa eða dánarbúa fer ekki fram fyrr en Þjóðskjalasafn hefur yfirfarið geymsluskrá og önnur fylgiskjöl ef við á og gengið úr skugga um að þau séu fullnægjandi. Áður en til afhendingar á Þjóðskjalasafn kemur verður að panta afhendingartíma. Athugið að aðeins er tekið við búum þegar skiptum þeirra er lokið.

Leiðbeiningar um frágang þrotabúa og dánarbúa

Skiptastjórar skulu kynna sér vel eftirfarandi leiðbeiningar um frágang á skjölum þrotabúa og dánarbúa. Athygli er vakin á því að aðeins er tekið við búum þegar skiptum þeirra er lokið.

1. Umbúðir
   1. Skjölin á að afhenda í kössum. Ef afhendingin er eingöngu fylgiskjalamöppur bókhalds er hægt að nota möppukassa sem rúma fjórar eða átta möppur.
   2. Önnur skjöl skal afhenda í skjalaöskjum sem Þjóðskjalasafn mælir með. Hver askja er merkt með skýrum stöfum á hlið og lok með heiti bús og tölustaf (númeri kassa), sjá mynd 1 og 2. Vinsamlegast notið blýant.
       
   3. Ef þrotabú eða dánarbú eru lítil umfangs á að setja fleiri en eitt bú í hverja öskju. Búin eru aðskilin með örkum í öskjunni og arkirnar merktar með heiti bús. Athugið að yfirfylla ekki öskjurnar.
2. Skráning
   1. Þegar um mörg þrotabú eða dánarbú er að ræða þá skal lista þau upp í sérstaka rafræna skrá. Fyrir hvert bú skal koma fram heiti (í nefnifalli), kennitala og skiptalok. Heiti lögmanns/lögmannsstofu, aðsetur og sími skal koma fram í skránni. Sjá sýnidæmi hér.
       
   2. Skrá skal auðkennið „db.“ fyrir framan heiti einstaklings ef um dánarbú er að ræða.
   3. Fyrir stærri þrotabú eða dánarbú skal útbúa geymsluskrá. Heiti lögmanns/lögmannsstofu, aðsetur og sími, heiti bús, kennitala, númer kassa og innihald kassans er skráð í geymsluskránna. Sjá sýnidæmi hér.
      
   4. Dómsskjöl og bókhald má e.t.v. grisja síðar og því er mikilvægt þegar innihald er skráð og skjölin sett í kassana að greina á milli:
      1. fundagerða og bréfa fyrirtækisins (skjalasafn fyrirtækis)
      2. málsskjala búsins
      3. dómsskjala
      4. bókhalds
      5. ársreikninga
   5. Í geymsluskrána er einnig skráð frá hvaða tíma skjölin eru og skiptalok.

Upplýsingar um hvenær skiptum lauk skipta afar miklu máli vegna hugsanlegrar grisjunar dómsskjala og bókhalds búsins.

Varðveisla og grisjun bókhalds í þrotabúum

Bókhaldsskjöl eru að jafnaði fyrirferðarmikil í þrotabúum. Í því samhengi er rétt að benda á að í 1. mgr. 20. gr. laga um bókhald nr. 145/1994 segir að varðveita skuli hér á landi allar bækur, sem fyrirskipaðar eru í lögunum, ásamt bókhaldsgögnum og fylgiskjölum, svo og bréf, myndrit og skeyti eða samrit þeirra, þar með talin gögn sem varðveitt eru í rafrænu formi, á örfilmu eða á annan sambærilegan tryggan og öruggan hátt í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Þeim sem nota sjóðvélar er þó ekki skylt að varðveita innri strimla lengur en þrjú ár frá lokum viðkomandi reikningsárs enda liggi fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur.

Bókhaldsskjöl má því grisja, að þessum ákvæðum uppfylltum, að því gefnu að bókhaldsskjölin hafi ekki þýðingu við skipti búsins.

Gjald fyrir varðveislu og eyðingu þrotabúa

Við afhendingu á skjölum þrotabús til Þjóðskjalasafns Íslands skal greiða vörslugjald samkvæmt gjaldskrá safnsins fyrir hvern hillumetra pappírsskjala eða hvert gígabæt af rafrænum gögnum sem safnið varðveitir í sjö ár frá skiptalokum. Jafnframt skal greiða fyrir eyðingu skjalanna að loknum vörslutíma þess. Vörslugjald greiðst í einu lagi fyrir sjö ár frá skiptalokum þegar safnið er afhent Þjóðskjalasafni til vörslu. Gjaldið telst til kostnaðar af skiptum samkvæmt lögum um gjaldþrotaskipti o.fl. sbr. 9. mgr. 15. gr. laga um opinber skjalasöfn.

Gjaldskrá Þjóðskjalasafns Íslands má finna hér.

Almennar fyrirspurnir vegna afhendingu þrotabúa og dánarbúa

Fyrirspurnir sem snerta afhendingu þrotabúa má senda á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.