Afhending sjúkraskráa

Síðast uppfært: 17.05.2023.

Sjúkraskrár og önnur heilbrigðisgögn um einstaklinga eru opinber skjöl og ber að afhenda Þjóðskjalasafni til varðveislu hvort sem þau urðu til hjá heilbrigðisstofnun, sjúkrahúsi, hjúkrunarheimili eða hjá sjálfstætt starfandi heilbrigðisstarfsmönnum.

Um varðveislu sjúkraskráa er fjallað í lögum um sjúkraskrár nr. 55/2009. Í 2. mgr. 10. gr. laganna segir:

Sé rekstri sjúkraskrárkerfis hætt skal flytja sjúkraskrár sem þar eru vistaðar til landlæknis. Landlæknir getur ákveðið, með samþykki sjúklings eða umboðsmanns hans, að sjúkraskrár sem fluttar hafa verið til hans skuli vistaðar í sjúkraskrárkerfi annarrar heilbrigðisstofnunar eða starfsstofu heilbrigðisstarfsmanna eða í sameiginlegu sjúkraskrárkerfi.

Í 11. gr. laganna segir svo:

Sjúkraskrár skal varðveita í sjúkraskrárkerfi heilbrigðisstofnana og starfsstofa heilbrigðisstarfsmanna. Um skyldu til að afhenda sjúkraskrár til opinberra skjalasafna, varðveislu þeirra og aðgang að þeim þar gilda ákvæði laga um opinber skjalasöfn.

Hvernig er óskað eftir afhendingu á sjúkraskrám?

Þegar heilbrigðisstarfsmaður hættir störfum á sjálfstætt starfandi stofu skal hann hafa samband við Embætti landlæknis og með samþykki hans tryggja afhendingu sjúkraskráa til Þjóðskjalasafns, sbr. lög um sjúkraskrár. Til að hefja afhendingarferilinn er erindi þess efnis sent til safnsins á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is og leitað eftir nánari upplýsingum.

Frágangur á sjúkraskrám á pappír

Til að hægt sé að afhenda sjúkraskrár sem eru á pappír til Þjóðskjalasafns þarf að liggja fyrir geymsluskrá yfir þær skrár sem afhenda skal. Hana þarf að senda inn til Þjóðskjalsafns til yfirferðar áður en til afhendingar kemur. Geymsluskráin skal vera á rafrænu formi en hægt er að nálgast sniðmát fyrir hana hér:

Frágangur á sjúkraskrám skal vera í samræmi við reglur um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila nr. 573/2015 og leiðbeiningaritinu Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala. Reglur og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir.

Hvenær fer afhending sjúkraskráa á pappír fram?

Afhending sjúkraskráa lýtur sama ferli og aðrar afhendingar á pappírsskjölum sem Þjóðskjalasafn tekur við. Sjá nánar í leiðbeiningum um frágang, skráningu og afhendingu á pappírsskjölum afhendingarskyldra aðila.

Afhending fer fram þegar geymsluskrá og önnur fylgiskjöl hafa verið yfirfarin af sérfræðingum Þjóðskjalsafns en þá fyrst er hægt að gefa út afhendingartíma.

Afhending á sjúkraskrám á rafrænu formi

Um afhendingu á sjúkraskrám á rafrænu formi gilda reglur Þjóðskjalasafns um afhendingu rafrænna gagna, sjá nánar um það.

Förgun á sjúkraskrám er óheimil

Tekið skal fram að það er með öllu óheimilt að farga sjúkraskrám.

Almennar fyrirspurnir vegna afhendingar sjúkraskráa

Fyrirspurnir vegna afhendingar sjúkraskráa má senda á skjalavarsla@skjalasafn.is.