Málsauðkenni / málsnúmer

Samkvæmt lögum skal varðveita samhengi þeirra skjala sem staðfesta stjórnsýslulegar athafnir með því að skrá skjöl með skipulegum hætti og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg, sbr. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Samhengi skjala í málasafni er tryggt með notkun málalykils, þannig að skjöl er varða sams konar mál og lýsa sams konar máli liggi og finnist á sama stað. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál skv. reglum nr. 85/2018 um skráningu mála og málsgagna. Þar er m.a. kveðið á um að skrá skuli upplýsingar um málsgögn sem varða sama mál undir einkvæmu málsnúmeri, þ.e. hvert númer kemur aðeins einu sinni fyrir. Þá eru öll skjöl sem staðfesta tiltekna atburðarás afmörkuð í málaskrá með einkvæmu málsnúmeri,. Númerið getur t.d. verið sett saman úr myndunarári, mánuði og hlaupandi töluröð innan hvers mánaðar. Eftir slíku kerfi yrði fyrsta mál sem stofnað væri í apríl árið 2018 t.d. sett þannig saman, 201804001. Þetta fyrirkomulag stýrir því einnig hvernig skjölum er pakkað í öskjur eða skjöl vistuð í rafrænu gagnasafni. Þannig liggja skjöl er varða sama mál saman í möppu, hvort sem um er að ræða skjöl í rafrænu gagnasafni með skjölum eða í pappírsskjalasafni. Skjölum og málum er raðað eftir málalykli í málasafni.