Síðast uppfært: 24.01.2023.
Eitt af meginverkefnum Þjóðskjalasafns Íslands er að taka á móti skjölum afhendingarskyldra aðila til varðveislu. Samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn skal afhenda afhendingarskyld skjöl á pappír til opinbers skjalasafns þegar þau hafa náð 30 ára aldri. Þjóðskjalaverði er þó heimilt að lengja eða stytta afhendingarfrest í einstökum tilvikum ef sérstakar ástæður mæla með því. Ef pappírsskjöl sem eru yngri en 30 ára gömul eru afhent til Þjóðskjalasafns tekur safnið gjald fyrir varðveislu þeirra þar til þau hafa náð 30 ára aldri samkvæmt gjaldskrá Þjóðskjalasafns. Sveitarfélög sem afhenda pappírsskjöl til varðveislu greiða ávallt fyrir varðveislu skjalanna í Þjóðskjalasafni samkvæmt gjaldskrá safnsins.
Frágangur skjalasafna og undirbúningur afhendingar
Skráning og frágangur pappírsskjalasafna er afar mikilvægur þáttur og afgerandi fyrir aðgengi að skjölunum þegar þau eru komin á Þjóðskjalasafn. Ljóst þarf að vera í hvaða skjalaflokka safnið skiptist til að hægt sé að hefja skráningu og frágang til geymslu. Frágangur felst einkum í röðun og frágangi í arkir og öskjur ásamt skráningu geymsluskrár.
Frágangur pappírsskjalasafns þarf að vera samkvæmt reglum nr. 573/2015 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila og leiðbeiningum Þjóðskjalasafns og að fullu lokið þegar skjöl eru afhent nema um annað sé samið sérstaklega.
Þjóðskjalasafn hefur gefið út tvö leiðbeiningarit til afhendingarskyldra aðila þar sem fjallað eru um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala. Ritin eru mikilvæg stoðrit þegar kemur að því að framkvæma afhendingu pappírsskjalasafna til Þjóðskjalasafns.
- Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala. Reglur og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir. Október, 2016.
- Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga. Ágúst, 2010. (15. Kafli á bls. 87-92).
Að auki hefur Þjóðskjalasafn gefið út myndbönd um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala.
Ferill afhendingar og álíming á umbúðir
Afhendingarskyldir aðilar til Þjóðskjalasafns Íslands þurfa að senda beiðni um afhendingu pappírsskjalasafns óski þeir eftir að afhenda pappírsskjöl til safnsins til varanlegrar varðveislu og skal það gert í gegnum vef Ísland.is. Til þess að afhendingarskyldur aðili geti sent inn beiðni um afhendingu pappírsskjalasafns þarf hann að hafa Íslykil. Þá þarf afhendingarskyldur aðili að veita starfsmanni sem sendir inn beiðnina umboð í gegnum vef Ísland.is. Sjá nánari leiðbeiningar um það. Starfsmaður afhendingarskylds aðila skráir sig svo inn á sínum rafrænu skilríkjum og sendir beiðni um afhendingu pappírsskjalasafns í umboði viðkomandi afhendingarskylds aðila.
Afhendingarbeiðnir eru teknar fyrir með reglulegum hætti í starfsemi Þjóðskjalasafns. Þar er einkum horft til þess hvort að skjölin í afhendingarbeiðninni séu orðin afhendingarskyld (orðin 30 ára gömul) og hvort nægt geymslusrými sé fyrir hendi til að taka á móti þeim til varðveislu. Sé afhendingarbeiðni samþykkt er kallað eftir rafrænni geymsluskrá til yfirferðar. Rafræna geymsluskrá skal gera eftir reglum Þjóðskjalasafns Íslands og færa í dálkaskipta skrá, t.d. Excel.
Hér má hlaða niður geymsluskrá í Excel þar sem allir dálkar hafa verið skilgreindir samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns.
Með afhendingu pappírsskjalasafns skulu fylgja nauðsynleg fylgiskjöl:
Þegar skráning geymsluskrár og fylgiskjala eru orðin fullnægjandi gefur Þjóðskjalasafn út merkimiða og sendir til afhendingarskylds aðila til álímingar á umbúðir. Álíming er framkvæmd af afhendingarskyldum aðila.
Áður en afhending fer fram er nauðsynlegt að starfsmaður Þjóðskjalasafns athugi frágang skjalasafnsins, einkum ef um fyrstu afhendingu er að ræða hjá afhendingarskyldum aðila. Meðal þess sem farið er yfir og athugað er hvort umbúðir og auðkenni pappírsskjala sé viðeigandi, álíming sé rétt og hvort geymsluskrá sé í lagi. Í kjölfarið er samið um afhendingartíma.
Gjald fyrir varðveislu pappírsskjala sem eru yngri en 30 ára gömul og pappírsskjala sveitarfélaga
Fyrir varðveislu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila sem eru yngri en 30 ára gömul tekur Þjóðskjalasafn Íslands gjald samkvæmt gjaldskrá safnsins. Í 8. mgr. 15. gr. laga um opinber skjalasöfn er kveðið á um heimild safnsins til að taka gjald fyrir varðveislu skjala sem eru yngri en 30 ára gömul. Áður en kemur að afhendingu á pappírsskjölum sem eru yngri en 30 ára gömul er reiknað út hvert gjaldið verður og gert samkomulag um greiðslu gjaldsins við afhendingarskyldan aðila.
Fyrir varðveislu pappírsskjala sveitarfélaga tekur Þjóðskjalasafn gjald samkvæmt gjaldskrá safnsins en samkvæmt 5. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn eiga sveitarfélög að greiða Þjóðskjalasafni gjald fyrir varðveislu skjala.
Gjaldskrá Þjóðskjalasafns Íslands má finna hér.
Almennar fyrirspurnir vegna afhendingar pappírsskjalasafna
Samráð við Þjóðskjalasafn varðandi leiðbeiningar við frágang pappírsskjala er mikilvægt á öllum stigum. Fyrirspurnir er ávallt hægt að senda á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.