Þegar talað er um sérmál í stofnunum í leiðbeiningaritum Þjóðskjalasafns Íslands er átt við skjalaflokk sem inniheldur skjöl sem verða til hjá afhendingarskyldum aðila vegna sérstakrar starfsemi hans. Dæmi um slíkt eru geymsluskrár í Þjóðskjalasafni Íslands, nemendaskrár í skólum og fréttir í Ríkisútvarpi. Sérmál geta einnig verið ýmis skjöl sem leggjast ekki í bréfasafn/málasafn og falla ekki undir neinn skjalaflokk sem fyrir hendi eru í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Í slíkum tilfellum er oft um að ræða vinnugögn starfsmanna sem verða til í kringum ákveðin verkefni. Sérmálum getur verið raðað á ýmsan hátt, allt eftir eðli skjalanna og hvernig þau eru notuð í viðkomandi stofnun.