Notendahandbók á að stuðla að góðri og öruggri skjalavörslu og skjalastjórn með því að skilgreina samræmd vinnubrögð við notkun á rafrænu gagnasafni með skjölum. Í notendahandbók skal m.a. vera lýsing á leitaraðferðum og reglum um notkun þeirra, vinnuferli við frágang og vörslu mála og skjala, skönnunarferli og snið skjala sem varðveitt er í rafrænum gagnasöfnum með skjölum. Nauðsynlegt er að með tilkynningu á rafrænum gagnasöfnum með skjölum fylgi notendahandbók, sbr. 17. gr. reglna nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila.