Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila, þ.m.t. að unnið sé í samræmi við fyrirmæli laga og reglna þar að lútandi, sbr. 2. mgr. 22. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Jafnframt skal sá er ábyrgð ber á skjalastjórn og skjalavörslu grípa til viðeigandi ráðstafana til þess að vernda skjöl afhendingarskylds aðila fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi, sbr., 4. mgr. 22. gr. sömu laga. Forstöðumaður getur falið öðrum starfsmanni umsjón skjalasafnsins, sjá nánari skýringu undir hugtakinu Umsjónarmaður skjalasafns.